Waarom is de tijdelijke Wet COVID-19 J&V inzake elektronisch vergaderen opnieuw verlengd tot 1 december 2021?

Waarom is de tijdelijke Wet COVID-19 J&V inzake elektronisch vergaderen opnieuw verlengd tot 1 december 2021?

Op 21 april 2020 is door de Eerste Kamer een noodwet aangenomen. In onze eerdere blogs van april en maart vorig jaar gaven wij toelichting op de mogelijkheid die deze spoedwet biedt aan rechtspersonen om tijdelijk fysieke vergaderingen te kunnen vervangen door elektronische vergaderingen. Deze spoedwet had een geldigheid tot 1 september 2020, waarna afhankelijk van de situatie op dat moment bekeken zou worden of verlenging nodig zou zijn. 

Na het eerste besluit om de duur van deze spoedwet te verlengen tot 1 oktober 2020, is deze wet inmiddels voor een achtste keer verlengd, ditmaal tot 1 december 2021. Dit betekent dat het tot 1 december 2021 nog steeds mogelijk blijft om op elektronische wijze te vergaderen, ook al voorzien de statuten van uw organisatie hier niet in. Verlening van deze spoedwet kan onbeperkt plaatsvinden met steeds een periode van twee maanden. Deze spoedwet voorziet er overigens ook in dat rechtszittingen elektronisch kunnen plaatsvinden.

Waarom is deze verlening nog nodig?

Maar waarom is dat nog nodig, nu de anderhalvemetermaatregel sinds 25 september jl. is losgelaten? Er kan nu toch weer gewoon fysiek vergaderd worden? Dat klopt, maar de argumentatie achter deze verlening is dat wanneer deze voorzieningen nu niet verlengd worden, ze definitief komen te vervallen en dus niet meer opnieuw geactiveerd kunnen worden, mocht dat onverhoopt toch weer nodig zijn.

Advies: neem de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen op in de statuten

De vraag is wel hoeveel hier gebruikgemaakt van zal worden aangezien veel organisaties blij zijn om ook eindelijk weer fysieke vergaderingen te kunnen houden. Toch verdient het wel aanbeveling om de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen in de statuten op te nemen. De praktijk zal gaan leren hoe vaak er behoefte zal zijn om fysiek of elektronisch te vergaderen in de toekomst. Maar de verwachting is dat er naast de fysieke vergaderingen toch ook een deel van de vergaderingen via de elektronische weg zal blijven plaatsvinden.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Overlegvergadering, wat is dat nu precies?

Overlegvergadering, wat is dat nu precies?

In de praktijk blijkt veel onduidelijkheid te zijn rondom vergaderingen van de OR met de ondernemer, de zogeheten 'overlegvergadering'. Maar wat is nu precies over overlegvergadering en met welke regels moet hierbij rekening gehouden worden?

Definitie overlegvergadering

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat op sommige momenten / onderwerpen overleg plaats moet vinden tussen de ondernemingsraad (OR) en de ondernemer[1]. Dit overleg heet ‘overlegvergadering’. Dit prachtige pleonasme[2] is dus niet een vrijblijvende term, maar de wettelijke term voor de officiële vergadering tussen OR en ondernemer, en hier zijn dus ook wettelijke voorschriften aan verbonden.

Wanneer

Zowel de OR als de ondernemer kunnen het initiatief nemen voor een overlegvergadering. De overlegvergadering moet plaatsvinden binnen twee weken na een (gemotiveerd) verzoek daartoe. In het verzoek moeten de onderwerpen worden vermeld (art. 23, lid 1 WOR). Die onderwerpen moeten weliswaar betrekking hebben op de onderneming, maar dat kan ruim uitgelegd worden.

In ieder geval dient twee maal per jaar een overlegvergadering plaats te vinden waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken (art. 24, lid 1 WOR). Daarin deelt de ondernemer ook alvast mee welke besluiten, waarvoor de OR een adviesrecht of een instemmingsrecht heeft, de ondernemer verwacht te zullen gaan nemen en worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming daarover wordt betrokken.

In ondernemingen waar ten minste 100 personen werkzaam zijn, moet minstens eenmaal per jaar in een overlegvergadering de hoogte van de beloningen binnen de ondernemingen (per verschillende groep) en de ontwikkeling van de beloningsverhouding ten opzichte van het vorige jaar besproken worden (art. 23, lid 2, 2e zin WOR). Hierover moet de ondernemer schriftelijke informatie aan de OR geven (art. 31d, lid 1 WOR). De ondernemer dient de OR daarbij ook te informeren over de arbeidsvoorwaarden van het bestuur en over het totaal van de vergoedingen dat aan de RvC/RvT wordt betaald (art. 31d, lid 2 WOR). Het ligt voor de hand om dit onderwerp te bespreken tijdens de hiervoor genoemde bespreking van de algemene gang van zaken.

Verder moet een overlegvergadering gehouden worden in de volgende gevallen:

  • als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van de onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR);
  • als de ondernemer voornemens is een bestuurder te benoemen of te ontslaan (art. 30 WOR);
  • als de OR een voorstel heeft gedaan over een aangelegenheid met betrekking tot de onderneming;
  • als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR).

Wie

Namens de ondernemer is het statutaire bestuur (of een delegatie uit het bestuur) aanwezig. Heeft de ondernemer één bestuurder, maar is die verhinderd om aanwezig te zijn, dan kan hij zich laten vervangen door een commissaris of door een lid van het (hoger) management (bijvoorbeeld het hoofd personeelszaken) (art. 23, lid 4 en lid 5 WOR).  

Ook is het wettelijk verplicht dat bij een aantal overlegvergaderingen één of meer commissarissen aanwezig zijn (art. 24, lid 2 WOR). Dit is afhankelijk van de te bespreken onderwerpen. De aanwezigheidsplicht geldt voor de overlegvergaderingen waarin gesproken wordt over de algemene gang zaken, het beloningsbeleid, besluiten waarvoor de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR), en besluiten tot benoeming en ontslag van bestuurders. Het komt erop neer dat de commissarissen minimaal twee maal per jaar aanwezig moeten zijn, namelijk bij de vergaderingen waarin algemene gang van zaken aan de orde is. Het kunnen er dus wel meer zijn. Bij vergaderingen waarin uitsluitend besluiten aan de orde zijn waarover de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR), en/of voorstellen van de OR besproken worden, hoeven commissarissen niet aanwezig te zijn.

Op de aanwezigheidsplicht van commissarissen bestaan twee uitzonderingen:

  • als de OR in een bepaald geval ontheffing verleent (een generieke ontheffing voor alle toekomstige overlegvergaderingen of voor de overlegvergaderingen in een bepaalde periode is niet mogelijk);
  • als er in de groep vijf of meer ondernemingen zijn met een eigen OR. Deze uitzondering geldt alleen voor de overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken.

Hoewel het vaak als een onnodig en belastend wordt ervaren, moet niet uit het oog verloren worden dat zowel de OR als de commissarissen doorgaans beide belang hebben bij dit contact, om elkaars visie of standpunten te vernemen. 

Uitvoering overlegvergadering (art. 23a WOR)

De overlegvergaderingen worden beurtelings voorgezeten door de ondernemer en de voorzitter van de OR. Hierover kunnen ook andere afspraken worden gemaakt. De secretaris van de OR is ook de secretaris van de overlegvergaderingen . Ook hierover kunnen andere afspraken gemaakt worden.

Ieder verslag van een overlegvergadering moet door zowel de ondernemer als de OR worden goedgekeurd.

De ondernemer en de OR maken gezamenlijk afspraken over de gang van zaken bij de overlegvergaderingen en over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag bekend gemaakt wordt aan de in de onderneming werkzame personen.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

[1] De ondernemer is de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt. Dit kan ook een vereniging, stichting, coöperatie of owm zijn, en zelfs een overheidsinstelling (art. 1, lid 1, sub d, lid 1 sub c WOR).

[2] In de wandelgangen wordt gezegd dat Dries van Agt de term als compromis heeft verzonnen, bij de grootste wijziging van de WOR in 1979.

Tijdelijke Wet COVID-19 J&V inzake elektronisch vergaderen opnieuw verlengd, nu tot 1 oktober 2021

Tijdelijke Wet COVID-19 J&V inzake elektronisch vergaderen opnieuw verlengd, nu tot 1 oktober 2021

Op 21 april 2020 is door de Eerste Kamer een noodwet aangenomen. In onze eerdere blogs van april en maart vorig jaar gaven wij toelichting op de mogelijkheid die deze spoedwet biedt aan rechtspersonen om tijdelijk fysieke vergaderingen te kunnen vervangen door elektronische vergaderingen. Deze spoedwet had een geldigheid tot 1 september 2020, waarna afhankelijk van de situatie op dat moment bekeken zou worden of verlenging nodig zou zijn. 

Na het eerste besluit om de duur van deze spoedwet te verlengen tot 1 oktober, is deze wet inmiddels voor een zevende keer verlengd, ditmaal tot 1 oktober 2021. Dit betekent dat het tot 1 oktober 2021 nog steeds mogelijk blijft om op elektronische wijze te vergaderen, ook al voorzien de statuten van uw organisatie hier niet in.

Verlening van deze spoedwet kan onbeperkt plaatsvinden met steeds een periode van twee maanden. 

Deze spoedwet voorziet er overigens ook in dat rechtszittingen elektronisch kunnen plaatsvinden.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 7: de notulen

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 7: de notulen

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

Dit (voorlopig) laatste deel van deze reeks gaat over de notulen en de vastlegging van buiten vergadering genomen besluiten. 

Bij vergaderingen horen notulen. Dat lijkt vanzelfsprekend. Het is daarom opmerkelijk dat de wet geen bepaling kent die het houden van notulen expliciet verplicht. De wet bepaalt slechts dat het bestuur aantekening moet houden van de besluiten die zijn genomen in de algemene vergadering (artikel 2:230, lid 4 BW). 

Aantekening van genomen besluiten

Deze aantekeningen moeten op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen van de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. Zij hoeven overigens niet naar het kantoor van de vennootschap te gaan om de aantekeningen in te zien. Zij mogen ook een afschrift of uittreksel van die aantekeningen opvragen. De vennootschap mag daarvoor ten hoogste de kostprijs daarvan in rekening brengen. Voor het uitoefenen van deze rechten maakt het niet uit of de aandeelhouders en de andere vergadergerechtigden al dan niet op de betreffende algemene vergadering aanwezig zijn geweest.

Dat de wet alleen expliciet verplicht tot het vastleggen (aantekening houden) van besluiten, betekent niet dat er nooit notulen gemaakt moeten worden. Wat is eigenlijk het verschil tussen aantekening houden van besluiten en het maken van notulen? Het houden van aantekening van de genomen besluiten beperkt zich tot het opschrijven van de genomen besluiten. Het is kortom de besluitenlijst.  Daaronder valt niet wat er verder ter vergadering is besproken. De overwegingen en achtergronden die tot een besluit hebben geleid behoeven geen onderdeel uit te maken van de besluitenlijst. Die worden doorgaans wel opgenomen in notulen. Het kan later juist heel belangrijk zijn om de overwegingen die vooraf gegaan zijn aan het besluit terug te kunnen lezen.

Notulen

Onder notulen wordt verstaan een kort schriftelijk verslag van een vergadering (Van Dale), dan wel een geschreven verslag van wat gezegd is tijdens een vergadering (Woorden.org). Daaruit volgt dat notulen uitgebreider zijn dan de besluitenlijst. De notulen bevatten een samenvatting van hetgeen tijdens de vergadering aan de orde is geweest. Daaronder vallen dus ook een eventueel gegeven toelichting bij een (voorstel voor een te nemen) besluit, de door de aanwezigen ingenomen standpunten en de daarover gevoerde discussie. Samen zijn dit de beraadslagingen van een vergadering.

De praktijk bewijst dat het nuttig en verstandig is om (algemene) vergaderingen te notuleren en niet slechts een besluitenlijst te maken. Het hebben van notulen kan zijn dienst bewijzen als er geschillen rijzen over wat er is besproken of afgesproken. Ook voor het achteraf beoordelen van het functioneren van de vennootschap of van bepaalde organen of functionarissen van de vennootschap zijn notulen van belang. Dat speelt bijvoorbeeld in enquêteprocedures en in procedures over de aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen.

Hoewel de wet daartoe niet expliciet verplicht, kan er toch een juridische verplichting bestaan om notulen te maken. In de eerste plaats is die verplichting vaak in de statuten opgenomen. Maar ook zonder een dergelijke statutaire verplichting mag worden aangenomen dat de normen van goed ondernemingsbestuur (good corporate governance) met zich meebrengen dat algemene vergaderingen worden genotuleerd. Het hangt van de omstandigheden van het geval af hoe uitgebreid de notulen moeten zijn. Het is lastig om daar algemene richtlijnen voor te geven. Eentje wil ik toch wel noemen: Is er maar één aandeelhouder, dan kunnen de notulen beperkt zijn. Zijn er meer aandeelhouders, dan zal eerder de behoefte bestaan aan uitgebreidere notulen, vooral met betrekking tot aangelegenheden waarover de aandeelhouders verschillend denken.

Praktijktips

Voor de inhoud van de notulen kunnen enkele tips gegeven worden. Sommige komen misschien over als een open deur, maar de ervaring leert dat ook op die onderdelen het in de praktijk mis kan gaan:

  • vermeld de statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
  • noem de locatie en de datum van de vergadering
  • neem op wie aanwezig zijn – eventueel met verwijzing naar een aangehechte (getekende) presentielijst – en hun hoedanigheid
  • vermeld de wijze van oproeping voor de vergadering
  • neem op of voldaan is aan de formele voorschriften voor de vergadering, zoals de plaats, de termijn van oproeping, quorum e.d., zodat rechtsgeldige besluiten kunnen worden gehouden
  • zorg voor een zorgvuldige vastlegging van de genomen besluiten en vermeld per besluit wat de uitslag van de stemming is
  • maak een samenvatting van het hetgeen besproken is, die ook voor degenen die niet aanwezigen waren begrijpelijk is

Notulen moeten ten minste bevatten de belangrijkste discussiepunten (met argumenten pro en contra), de redenen voor de genomen beslissing, of en in welke zin de bestuurders en commissarissen gebruik hebben gemaakt van hun adviserende stem, en een korte samenvatting van de ingewonnen adviezen van deskundigen. Als er ten aanzien van een te nemen besluit sprake is van tegenstrijdige belangen, is het raadzaam daar melding van te maken.

Vaststellen van de notulen

Voor het vaststellen van de notulen bestaan in de praktijk de volgende twee hoofdvormen. De notulen worden ofwel vastgesteld en ondertekend door de voorzitter, al dan niet samen met de secretaris/notulist, ofwel vastgesteld tijdens de volgende vergadering. Bevatten de statuten een verplichting tot het notuleren van algemene vergaderingen, dan zullen zij ook vaak voorschrijven op welke wijze de notulen moeten worden vastgesteld.

Notarieel proces-verbaal

De notulen kunnen ook worden opgenomen in een notarieel proces-verbaal. In dat geval is een notaris ter vergadering aanwezig. Na afloop maakt de notaris een notariële akte op met daarin een verslag van de vergadering. Notulen die in een notariële akte worden opgenomen hebben een sterkere bewijskracht.

De voorzitter

Een goede leiding van de vergadering door de voorzitter komt het notuleren ten goede. De voorzitter moet uiteraard zorgen voor een ordelijk verloop van de vergadering. Daarnaast ziet de voorzitter erop toe dat de voorstellen waarover gestemd wordt duidelijk zijn geformuleerd. De voorzitter moet ook vaststellen wat de uitslag is van een stemming. Dit moet ervoor zorgen dat er geen misverstand ontstaat over de vraag of een besluit benomen is en wat de inhoud daarvan is.

De wet bepaalt dat de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag en de inhoud van een genomen besluit beslissend is (artikel 2:13, lid 3 BW). Wordt onmiddellijk daarna door een van de aanwezigen de juistheid betwist van de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag of inhoud van het besluit, dan moet er opnieuw gestemd worden wanneer één van de aanwezige stemgerechtigde dat wenst. Heeft de eerste stemming hoofdelijk of schriftelijk plaatsgevonden, dan is voor een herstemming een meerderheid van de vergadering nodig.

De voorzitter bepaalt ook wie er behalve de vergadergerechtigden nog meer bij de algemene vergadering aanwezig mogen zijn. Algemeen aanvaard principe is dat vergadergerechtigden altijd een advocaat, notaris of accountant als adviseur moet kunnen meenemen.

De wet bepaalt niet wie de voorzitter is. In de statuten staat daarover vaak wel een bepaling.  Zo niet, dan beslist de vergadering zelf wie de voorzitter is. Het besluit tot benoeming van een voorzitter hoeft overigens niet geagendeerd te worden.

Besluitvorming buiten vergadering

Aandeelhouders hoeven voor het nemen van besluiten niet per se bij elkaar te komen. Ook buiten vergadering kunnen zij besluiten nemen. De wet stelt daarvoor wel enkele bijzondere eisen (artikel 2:238 BW).

Alle vergadergerechtigden moeten ermee hebben ingestemd dat het besluit buiten vergadering genomen wordt, waardoor over het besluit niet in een vergadering wordt beraadslaagd. Die instemming van de vergadergerechtigden mag ook elektronisch gegeven worden, tenzij de statuten dit uitsluiten.

Daarnaast moeten de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Elektronisch stemming is toegestaan, tenzij de statuten dat uitsluiten. Als alternatief voor het schriftelijk (of elektronisch) stemmen mag men het besluit ook schriftelijk (of elektronisch) vastleggen met vermelding van de wijze waarop door de stemgerechtigden is gestemd. In dat geval is het ook mogelijk dat de stemgerechtigden telefonisch stemmen. Ondertekening van het besluit door de stemgerechtigden is niet nodig. Het is uiteraard wel aan te bevelen dat dan goed wordt gedocumenteerd hoe de procedure is verlopen en hoe iedere stemgerechtigde heeft gestemd.

Voor het nemen van een besluit buiten vergadering geldt dezelfde meerderheidsvereiste als voor het nemen van het besluit in een vergadering. Het is dus niet noodzakelijk dat voor besluiten buiten vergadering in alle gevallen unanimiteit vereist is.

Ook moeten bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld zijn om advies uit te brengen. Het ligt voor de hand dat deze adviezen ter kennis gebracht worden aan alle vergadergerechtigden voordat zij aangeven of zij instemmen met besluitvorming buiten vergadering.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: stemrecht en besluitvorming

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Handelsregister nog niet klaar voor WBTR – inwerkingtreding gedeeltelijk uitgesteld

Handelsregister nog niet klaar voor WBTR – inwerkingtreding gedeeltelijk uitgesteld

Vandaag, 1 juli 2021, treedt de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen in werking. Alleen niet op alle onderdelen. De bepalingen met betrekking tot de het instellen van een one-tierboard bij verenigingen, stichtingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn tot nader order uitgesteld. De reden hiervan is dat de Kamer van Koophandel de technische mogelijkheid (aangeven of een bestuurder uitvoerend of niet-uitvoerend is) hiervoor nog niet op orde heeft.Op dit moment is dat alleen nog voor BV en NV ingericht. De inwerkingtreding van deze bepalingen is dus afhankelijk van wanneer de Kamer van Koophandel deze technische mogelijkheid heeft ingeregeld. Het is nog niet duidelijk wanneer dit zal zijn.

Wilt u meer weten over de WBTR en/of de one-tier board, lees dan onderstaande blogjes:

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.