Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 5: elektronisch vergaderen
In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.
Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.
Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.
In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In alweer deel 5 van deze serie licht ik de mogelijkheid van elektronisch vergaderen toe.
Vergaderingen worden in beginsel fysiek gehouden
In beginsel vinden vergaderingen van aandeelhouders fysiek plaats. Dat houdt in dat op hetzelfde moment op één plek de aandeelhouders (en andere vergadergerechtigden) samen komen om te vergaderen. Maar de wet maakt het ook mogelijk dat vergadergerechtigden aan de vergadering deelnemen zonder fysiek ter plaatse te zijn. Zij kunnen daarvoor gebruik maken van een elektronisch communicatiekanaal.
In verband met de COVID-19 pandemie is er nu ook een tijdelijke regeling waardoor de vergadering helemaal digitaal plaats kan vinden. De deelnemers hoeven helemaal niet meer fysiek bijeen te komen. Iedereen kan vanaf een andere locatie via een elektronisch communicatiekanaal aan de vergadering deelnemen.
Hierna zal ik eerst de gewone wettelijke regeling bespreken voor het elektronisch deelnemen aan een fysieke vergadering. Vervolgens zal ik uitleggen hoe de tijdelijke regeling werkt voor vergaderingen die volledig digitaal gehouden worden.
Elektronisch vergaderen: de gewone regeling uit de wet
Deelnemen aan een aandeelhoudersvergadering via een elektronisch communicatiemiddel is alleen mogelijk als de statuten die mogelijkheid bieden (art. 2:227a BW). Het is dan nodig dat de vergadergerechtigde die op die manier aan de vergadering deelneemt via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Men moet nu eenmaal kunnen vaststellen wie aan de vergadering deelnemen.
Het communicatiemiddel dat hiervoor wordt gebruikt moet het mogelijk maken om rechtstreeks (life) kennis te nemen van de verhandelingen in de vergadering en het stemrecht uit te oefenen (voor zover de vergadergerechtigde dat heeft). Door de wet wordt niet vereist dat een vergadergerechtigde ook kan deelnemen aan de beraadslagingen (zelf het woord voeren). De statuten kunnen die eis wel stellen.
In de statuten kunnen voorwaarden gesteld worden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Zulke voorwaarden kunnen ook in een ander document vastgelegd worden, mits die bevoegdheid om dat te doen zijn grondslag vindt in de statuten. Zo kan bijvoorbeeld in de statuten aan het bestuur de bevoegdheid gegeven worden om zulke voorwaarden te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het kiezen van de te gebruiken software.
Indien er aanvullende voorwaarden (in de statuten of zo’n ander document) gelden, dan dienen die bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt te worden.
Een vergadergerechtigde mag zelf kiezen of hij fysiek aanwezig wil zijn of elektronisch aan de vergadering wil deelnemen. Dit laatste kan – zoals hiervoor is uitgelegd – uiteraard alleen als de statuten die toestaan. Niemand kan worden geweigerd fysiek aanwezig te zijn. Zoals we dat straks zullen zien, is dat onder de tijdelijke regeling i.v.m. COVID-19 anders.
Daarnaast kunnen de statuten het mogelijk maken dat er voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel wordt gestemd (art. 2:227b BW). Deze stemmen mogen echter niet eerder dan op de dertigste dag voor de vergadering uitgebracht worden. et is de vraag of in de praktijk behoefte bestaat aan deze regeling.
Elektronisch vergaderen: tijdelijke regeling
In verband met COVID-19 werd het wenselijk om fysieke bijeenkomsten zoveel mogelijk te beperken. De eerder genoemde tijdelijke regeling voorziet erin dat bij alle vennootschappen geheel of gedeeltelijk digitaal vergaderd kan worden, ook als de statuten van de BV daarin niet voorzien.
Het bestuur kan dus bepalen om in plaats van een fysieke vergadering een geheel of gedeeltelijke elektronische vergadering kan houden. Bij een geheel elektronische vergadering nemen alle deelnemers via een elektronische verbinding deel aan de vergadering. In geval van een gedeeltelijk elektronische vergadering zal een deel van de deelnemers (te denken valt aan de voorzitter, bestuurder en commissarissen) fysiek bij elkaar zijn, en de rest deelnemen via elektronische weg.
Aan beide vormen is wel een aantal voorwaarden verbonden:
- Bij de oproeping wordt vermeld dat de vergadering elektronisch zal plaatsvinden.
- De vergadergerechtigden moeten de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen.
- De vergadergerechtigden moeten vooraf (tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering) in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Dit kan schriftelijk of elektronisch vormgegeven worden.
- Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord. De antwoorden moeten ook op een andere elektronische wijze toegankelijk worden gemaakt voor de vergadergerechtigden (bijvoorbeeld d.m.v. e-mail of plaatsing op de website). Op deze manier kunnen de vergadergerechtigden de antwoorden betrekken bij het uitbrengen van hun stem.
- Tijdens de vergadering moet het mogelijk zijn om via elektronische weg of op een andere wijze aanvullende vragen te stellen. De voorzitter van de vergadering kan anders bepalen.
De regeling heeft ook gevolgen voor het uitbrengen van stemmen. Het bestuur kan bepalen op welke wijze de stemmen kunnen worden uitgebracht. Dit kan inhouden dat de stemmen uitsluitend via elektronische weg tijdens de vergadering kunnen worden uitgebracht. Het bestuur kan echter ook bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering via elektronische weg worden uitgebracht meegenomen kunnen worden met de stemmen die op de vergadering zelf worden uitgebracht. Dit moet wel duidelijk bij de oproeping van de vergadering worden vermeld.
De regeling die als tijdelijk is bedoeld, is inmiddels enkele malen verlengd. Het is te verwachten dat dit zo blijft totdat de maatregelen afgeschaft zijn.
Tip: neem mogelijkheid tot digitaal vergaderen op bij de eerstvolgende statutenwijziging
Er is inmiddels al zoveel ervaring met digitaal vergaderen, en hoewel fysiek vergaderen bij velen nog steeds de voorkeur geniet, is het wel aan te raden om ervoer na te denken om deze mogelijkheid op te nemen in de statuten bij de eerstvolgende statutenwijziging. Er zijn altijd omstandigheden denkbaar waarbij het prettig is om uit te wijken naar deze mogelijkheid om geheel of gedeeltelijk digitaal te kunnen vergaderen.
Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen
Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders
Deel 4: vergaderrecht en vergadergerechtigden
Deel 6: Stemrecht en besluitvorming
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.