Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 5: elektronisch vergaderen
In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.
Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.
Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.
In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In alweer deel 5 van deze serie licht ik de mogelijkheid van elektronisch vergaderen toe.
Vergaderingen worden in beginsel fysiek gehouden
In beginsel vinden vergaderingen van aandeelhouders fysiek plaats. Dat houdt in dat op hetzelfde moment op één plek de aandeelhouders (en andere vergadergerechtigden) samen komen om te vergaderen. Maar de wet maakt het ook mogelijk dat vergadergerechtigden aan de vergadering deelnemen zonder fysiek ter plaatse te zijn. Zij kunnen daarvoor gebruik maken van een elektronisch communicatiekanaal.
In verband met de COVID-19 pandemie bestond er een tijdelijke regeling waardoor de vergadering helemaal digitaal plaats kon vinden. De deelnemers hoefden toen helemaal niet meer fysiek bijeen te komen. Iedereen kon vanaf een andere locatie via een elektronisch communicatiekanaal aan de vergadering deelnemen.
Hierna zal ik de gewone wettelijke regeling bespreken voor het elektronisch deelnemen aan een fysieke vergadering.
Elektronisch vergaderen: de gewone regeling uit de wet
Deelnemen aan een aandeelhoudersvergadering via een elektronisch communicatiemiddel is alleen mogelijk als de statuten die mogelijkheid bieden (art. 2:227a BW). Het is dan nodig dat de vergadergerechtigde die op die manier aan de vergadering deelneemt via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Men moet nu eenmaal kunnen vaststellen wie aan de vergadering deelnemen.
Het communicatiemiddel dat hiervoor wordt gebruikt moet het mogelijk maken om rechtstreeks (life) kennis te nemen van de verhandelingen in de vergadering en het stemrecht uit te oefenen (voor zover de vergadergerechtigde dat heeft). Door de wet wordt niet vereist dat een vergadergerechtigde ook kan deelnemen aan de beraadslagingen (zelf het woord voeren). De statuten kunnen die eis wel stellen.
In de statuten kunnen voorwaarden gesteld worden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Zulke voorwaarden kunnen ook in een ander document vastgelegd worden, mits die bevoegdheid om dat te doen zijn grondslag vindt in de statuten. Zo kan bijvoorbeeld in de statuten aan het bestuur de bevoegdheid gegeven worden om zulke voorwaarden te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het kiezen van de te gebruiken software.
Indien er aanvullende voorwaarden (in de statuten of zo’n ander document) gelden, dan dienen die bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt te worden.
Een vergadergerechtigde mag zelf kiezen of hij fysiek aanwezig wil zijn of elektronisch aan de vergadering wil deelnemen. Dit laatste kan – zoals hiervoor is uitgelegd – uiteraard alleen als de statuten die toestaan. Niemand kan worden geweigerd fysiek aanwezig te zijn. Zoals we dat straks zullen zien, is dat onder de tijdelijke regeling i.v.m. COVID-19 anders.
Daarnaast kunnen de statuten het mogelijk maken dat er voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel wordt gestemd (art. 2:227b BW). Deze stemmen mogen echter niet eerder dan op de dertigste dag voor de vergadering uitgebracht worden. Het is de vraag of in de praktijk behoefte bestaat aan deze regeling.
Volledig digitaal vergaderen was alleen onder de tijdelijke regeling i.v.m. corona mogelijk. Die regeling is inmiddels vervallen. Dat betekent dat er nu altijd geheel of gedeeltelijk fysiek vergaderd moet worden. In de toekomst zal volledig digitaal vergaderen wel weer mogelijk gemaakt worden. De regering werkt aan een wetsvoorstel daarover.
Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen
Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders
Deel 4: vergaderrecht en vergadergerechtigden
Deel 6: Stemrecht en besluitvorming