Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 7: de notulen

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 7: de notulen

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

Dit (voorlopig) laatste deel van deze reeks gaat over de notulen en de vastlegging van buiten vergadering genomen besluiten. 

Bij vergaderingen horen notulen. Dat lijkt vanzelfsprekend. Het is daarom opmerkelijk dat de wet geen bepaling kent die het houden van notulen expliciet verplicht. De wet bepaalt slechts dat het bestuur aantekening moet houden van de besluiten die zijn genomen in de algemene vergadering (artikel 2:230, lid 4 BW). 

Aantekening van genomen besluiten

Deze aantekeningen moeten op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen van de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. Zij hoeven overigens niet naar het kantoor van de vennootschap te gaan om de aantekeningen in te zien. Zij mogen ook een afschrift of uittreksel van die aantekeningen opvragen. De vennootschap mag daarvoor ten hoogste de kostprijs daarvan in rekening brengen. Voor het uitoefenen van deze rechten maakt het niet uit of de aandeelhouders en de andere vergadergerechtigden al dan niet op de betreffende algemene vergadering aanwezig zijn geweest.

Dat de wet alleen expliciet verplicht tot het vastleggen (aantekening houden) van besluiten, betekent niet dat er nooit notulen gemaakt moeten worden. Wat is eigenlijk het verschil tussen aantekening houden van besluiten en het maken van notulen? Het houden van aantekening van de genomen besluiten beperkt zich tot het opschrijven van de genomen besluiten. Het is kortom de besluitenlijst.  Daaronder valt niet wat er verder ter vergadering is besproken. De overwegingen en achtergronden die tot een besluit hebben geleid behoeven geen onderdeel uit te maken van de besluitenlijst. Die worden doorgaans wel opgenomen in notulen. Het kan later juist heel belangrijk zijn om de overwegingen die vooraf gegaan zijn aan het besluit terug te kunnen lezen.

Notulen

Onder notulen wordt verstaan een kort schriftelijk verslag van een vergadering (Van Dale), dan wel een geschreven verslag van wat gezegd is tijdens een vergadering (Woorden.org). Daaruit volgt dat notulen uitgebreider zijn dan de besluitenlijst. De notulen bevatten een samenvatting van hetgeen tijdens de vergadering aan de orde is geweest. Daaronder vallen dus ook een eventueel gegeven toelichting bij een (voorstel voor een te nemen) besluit, de door de aanwezigen ingenomen standpunten en de daarover gevoerde discussie. Samen zijn dit de beraadslagingen van een vergadering.

De praktijk bewijst dat het nuttig en verstandig is om (algemene) vergaderingen te notuleren en niet slechts een besluitenlijst te maken. Het hebben van notulen kan zijn dienst bewijzen als er geschillen rijzen over wat er is besproken of afgesproken. Ook voor het achteraf beoordelen van het functioneren van de vennootschap of van bepaalde organen of functionarissen van de vennootschap zijn notulen van belang. Dat speelt bijvoorbeeld in enquêteprocedures en in procedures over de aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen.

Hoewel de wet daartoe niet expliciet verplicht, kan er toch een juridische verplichting bestaan om notulen te maken. In de eerste plaats is die verplichting vaak in de statuten opgenomen. Maar ook zonder een dergelijke statutaire verplichting mag worden aangenomen dat de normen van goed ondernemingsbestuur (good corporate governance) met zich meebrengen dat algemene vergaderingen worden genotuleerd. Het hangt van de omstandigheden van het geval af hoe uitgebreid de notulen moeten zijn. Het is lastig om daar algemene richtlijnen voor te geven. Eentje wil ik toch wel noemen: Is er maar één aandeelhouder, dan kunnen de notulen beperkt zijn. Zijn er meer aandeelhouders, dan zal eerder de behoefte bestaan aan uitgebreidere notulen, vooral met betrekking tot aangelegenheden waarover de aandeelhouders verschillend denken.

Praktijktips

Voor de inhoud van de notulen kunnen enkele tips gegeven worden. Sommige komen misschien over als een open deur, maar de ervaring leert dat ook op die onderdelen het in de praktijk mis kan gaan:

  • vermeld de statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
  • noem de locatie en de datum van de vergadering
  • neem op wie aanwezig zijn – eventueel met verwijzing naar een aangehechte (getekende) presentielijst – en hun hoedanigheid
  • vermeld de wijze van oproeping voor de vergadering
  • neem op of voldaan is aan de formele voorschriften voor de vergadering, zoals de plaats, de termijn van oproeping, quorum e.d., zodat rechtsgeldige besluiten kunnen worden gehouden
  • zorg voor een zorgvuldige vastlegging van de genomen besluiten en vermeld per besluit wat de uitslag van de stemming is
  • maak een samenvatting van het hetgeen besproken is, die ook voor degenen die niet aanwezigen waren begrijpelijk is

Notulen moeten ten minste bevatten de belangrijkste discussiepunten (met argumenten pro en contra), de redenen voor de genomen beslissing, of en in welke zin de bestuurders en commissarissen gebruik hebben gemaakt van hun adviserende stem, en een korte samenvatting van de ingewonnen adviezen van deskundigen. Als er ten aanzien van een te nemen besluit sprake is van tegenstrijdige belangen, is het raadzaam daar melding van te maken.

Vaststellen van de notulen

Voor het vaststellen van de notulen bestaan in de praktijk de volgende twee hoofdvormen. De notulen worden ofwel vastgesteld en ondertekend door de voorzitter, al dan niet samen met de secretaris/notulist, ofwel vastgesteld tijdens de volgende vergadering. Bevatten de statuten een verplichting tot het notuleren van algemene vergaderingen, dan zullen zij ook vaak voorschrijven op welke wijze de notulen moeten worden vastgesteld.

Notarieel proces-verbaal

De notulen kunnen ook worden opgenomen in een notarieel proces-verbaal. In dat geval is een notaris ter vergadering aanwezig. Na afloop maakt de notaris een notariële akte op met daarin een verslag van de vergadering. Notulen die in een notariële akte worden opgenomen hebben een sterkere bewijskracht.

De voorzitter

Een goede leiding van de vergadering door de voorzitter komt het notuleren ten goede. De voorzitter moet uiteraard zorgen voor een ordelijk verloop van de vergadering. Daarnaast ziet de voorzitter erop toe dat de voorstellen waarover gestemd wordt duidelijk zijn geformuleerd. De voorzitter moet ook vaststellen wat de uitslag is van een stemming. Dit moet ervoor zorgen dat er geen misverstand ontstaat over de vraag of een besluit benomen is en wat de inhoud daarvan is.

De wet bepaalt dat de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag en de inhoud van een genomen besluit beslissend is (artikel 2:13, lid 3 BW). Wordt onmiddellijk daarna door een van de aanwezigen de juistheid betwist van de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag of inhoud van het besluit, dan moet er opnieuw gestemd worden wanneer één van de aanwezige stemgerechtigde dat wenst. Heeft de eerste stemming hoofdelijk of schriftelijk plaatsgevonden, dan is voor een herstemming een meerderheid van de vergadering nodig.

De voorzitter bepaalt ook wie er behalve de vergadergerechtigden nog meer bij de algemene vergadering aanwezig mogen zijn. Algemeen aanvaard principe is dat vergadergerechtigden altijd een advocaat, notaris of accountant als adviseur moet kunnen meenemen.

De wet bepaalt niet wie de voorzitter is. In de statuten staat daarover vaak wel een bepaling.  Zo niet, dan beslist de vergadering zelf wie de voorzitter is. Het besluit tot benoeming van een voorzitter hoeft overigens niet geagendeerd te worden.

Besluitvorming buiten vergadering

Aandeelhouders hoeven voor het nemen van besluiten niet per se bij elkaar te komen. Ook buiten vergadering kunnen zij besluiten nemen. De wet stelt daarvoor wel enkele bijzondere eisen (artikel 2:238 BW).

Alle vergadergerechtigden moeten ermee hebben ingestemd dat het besluit buiten vergadering genomen wordt, waardoor over het besluit niet in een vergadering wordt beraadslaagd. Die instemming van de vergadergerechtigden mag ook elektronisch gegeven worden, tenzij de statuten dit uitsluiten.

Daarnaast moeten de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Elektronisch stemming is toegestaan, tenzij de statuten dat uitsluiten. Als alternatief voor het schriftelijk (of elektronisch) stemmen mag men het besluit ook schriftelijk (of elektronisch) vastleggen met vermelding van de wijze waarop door de stemgerechtigden is gestemd. In dat geval is het ook mogelijk dat de stemgerechtigden telefonisch stemmen. Ondertekening van het besluit door de stemgerechtigden is niet nodig. Het is uiteraard wel aan te bevelen dat dan goed wordt gedocumenteerd hoe de procedure is verlopen en hoe iedere stemgerechtigde heeft gestemd.

Voor het nemen van een besluit buiten vergadering geldt dezelfde meerderheidsvereiste als voor het nemen van het besluit in een vergadering. Het is dus niet noodzakelijk dat voor besluiten buiten vergadering in alle gevallen unanimiteit vereist is.

Ook moeten bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld zijn om advies uit te brengen. Het ligt voor de hand dat deze adviezen ter kennis gebracht worden aan alle vergadergerechtigden voordat zij aangeven of zij instemmen met besluitvorming buiten vergadering.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: stemrecht en besluitvorming

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.


Afdrukken