Wat moet je weten over de UBO (registratie)?
Uiterlijk 27 maart 2022 moeten (bijna) alle organisaties aan het handelsregister opgeven wie hun UBO’s zijn. Een UBO is de uiteindelijke belanghebbende van de organisatie. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben.
Deze registratieverplichting komt voort uit Europese wetgeving die tot doel heeft te voorkomen dat het financiële stelsel wordt gebruikt voor witwassen van geld en terrorismefinanciering.
Voor welke organisatie geldt dit wel en voor welke niet?
Wel: De registratieverplichting is van toepassing voor organisaties met de volgende rechtsvorm: besloten vennootschap (BV), naamloze vennootschap (NV), stichting, vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij, coöperatie, maatschap, vennootschap onder firma (VOF), en commanditaire vennootschap (CV). Ook de volgens Europees recht opgerichte vennootschappen die hun zetel in Nederland hebben (de Europese naamloze vennootschap (SE), de Europese coöperatieve vennootschap (SCE) en het Europese economische samenwerkingsverband (EESV)) moeten hun UBO’s registreren.
Niet: De registratieplicht geldt niet voor beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochtermaatschappijen. Ook voor eenmanszaken, verenigingen van eigenaars en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid (waarvan de statuten niet in een notariële akte zijn vastgelegd) die geen onderneming drijven geldt, de registratieplicht niet.
Wie is UBO?
UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van de organisatie, of daarover de zeggenschap heeft. Per soort rechtsvorm zijn de criteria voor het zijn van UBO verder uitgewerkt.
UBO’s zijn te verdelen in vier verschillende categorieën:
(1) Op basis van het direct of indirect hebben van meer dan 25% van de aandelen (alleen bij NV of BV) of de stemrechten. Hiervoor wordt een indeling gebruikt in de volgende klassen:
- groter dan 25% tot en met 50%
- groter dan 50% tot en met 75%
- groter dan 75% tot en met 100%
Voor de bepaling van het percentage van de stemrechten wordt bij een NV of een BV gekeken naar het percentage van de stemmen dat kan worden uitgebracht in de algemene vergadering van aandeelhouders. Bij stichtingen en verenigingen geldt een andere toets. Daar geldt het percentage van de stemmen bij besluitvorming over statutenwijziging. Bij een maatschap, VOF of CV gaat het om het percentage van de stemmen bij besluitvorming over wijziging van de (oprichtings-)overeenkomst.
(2) Op basis van het direct of indirect hebben van meer dan 25% van het eigendomsbelang. Hiervoor wordt een indeling gebruikt in de volgende klassen:
- groter dan 25% tot en met 50%
- groter dan 50% tot en met 75%
- groter dan 75% tot en met 100%
(3) Op basis van het hebben van feitelijke zeggenschap.
Bijvoorbeeld als iemand het recht heeft om de meerderheid van de bestuurders en/of de commissarissen te benoemen of te ontslaan. Daarnaast kan ook gedrag ertoe leiden dat iemand feitelijk zeggenschap heeft. In de praktijk is dat echter meestal lastig aan te tonen.
(4) Op basis van het zijn van hoger leidinggevend personeel: pseudo-UBO.
Kon er in de eerdere categorieën tezamen geen enkele UBO worden aangewezen, dan wordt het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO aangemerkt. Bij een rechtspersoon (NV, BV, vereniging, stichting, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij) zijn dat alle statutaire bestuurders. Bij een personenvennootschap (maatschap, v.o.f. of commanditaire vennootschap) zijn dat alle vennoten, met uitzondering van de commanditaire vennoten.
Aanleveren gegevens
Organisaties moeten ervoor zorgen dat zij weten wie hun UBO’s zijn. Zij moeten de daarvoor benodigde informatie en documenten opvragen en dit actueel houden. Daarnaast hebben de UBO’s zelf een verplichting om alle informatie te verschaffen die hiervoor noodzakelijk is.
Welke informatie moet aangeleverd worden?
Van iedere UBO moet de hieronder genoemde informatie aan het handelsregister worden opgegeven:
- burgerservicenummer of buitenlands fiscaal identificatienummer
- naam
- adres
- geboortedatum, geboorteplaats, en geboorteland
- nationaliteit
- aard van het belang (aandelen, stemrechten, eigendomsbelang, feitelijke zeggenschap of hoger leidinggevend personeel)
- omvang van het belang (volgens de indeling van de hiervoor genoemde klassen)
Tevens worden afschriften opgenomen van documenten waaruit een en ander blijkt. De aard en omvang van het belang kan onder andere blijken uit de volgende documenten:
- aandeelhoudersregister
- statuten
- certificaathoudersregister
- oprichtingsakte
- andere notariële akte
- ledenregister
- contract van oprichting
- inschrijving in het handelsregister
- organogram
Wie kan de informatie inzien?
Al deze informatie is in te zien door overheidsdiensten die zich bezighouden met de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering, maar ook door belastingautoriteiten en toezichthoudende instanties van alle instellingen die onder de Wwft vallen.
Een beperkt deel van de informatie kan in beginsel door iedereen worden ingezien. Dat geldt alleen voor de naam, de geboortemaand, het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit van de UBO. Deze inzagemogelijkheid kan in sommige gevallen geblokkeerd worden. De openbare gegevens worden dan afgeschermd. Op die afscherming kan een beroep worden gedaan als het gaat om een UBO die minderjarig is of onder curatele of onder bewind is gesteld. Ook personen die onder persoonsbeveiliging van de politie vallen kunnen hun openbare gegevens laten afschermen.
Wijzigingen doorgeven
Zodra een organisatie weet dat er een wijziging heeft plaatsgevonden in de UBO-status, moet dat aan het handelsregister worden doorgegeven. Het kan zijn dat er een nieuwe UBO in de plaats is gekomen van een bestaande UBO, zoals bij overdracht van aandelen. Maar er kan ook een UBO bijgekomen of afgevallen zijn. Daarnaast kan het belang van een UBO veranderd zijn, waardoor het belang in een andere klasse is gekomen, bijvoorbeeld als een aandeelhouder die 40% van de aandelen houdt er 20% bijkoopt van de aandeelhouder die 60% heeft. De kopende aandeelhouder komt nu terecht in de klasse groter dan 50% tot en met 75% en de verkopende aandeelhouder komt in de klasse groter dan 25% tot en met 50%. Ook kan de aard van het UBO-belang veranderen, bijvoorbeeld als een 100% aandeelhouder zijn aandelen gaat certificeren. De aandelen worden dan omgezet in certificaten. Deze aandeelhouder blijft nog wel UBO, maar niet meer omdat hij meer dan 25% van de aandelen bezit, maar omdat hij meer dan 25% van het eigendomsbelang heeft.
Tot slot
In deze en andere blogartikelen heb ik geprobeerd de complexe regelgeving over UBO’s helder samen te vatten, maar het blijft ingewikkelde materie. Er zullen daarom altijd situaties zijn die ik niet heb behandeld. Komt u er zelf niet uit en heeft u advies of hulp nodig, dan wil ik daar graag bij helpen.
Lees ook onze andere blogs over de de UBO:
Deadline UBO-registratie komt in zicht: 27 maart 2022
Verplichte registratie UBO vanaf 27 september 2020 een feit
Waarom een bestuurder van een stichting vaak een UBO is
Onze aandelen zijn gecertificeerd via een STAK. Wie is dan de UBO?
Heeft u hulp nodig bij het bepalen van de UBO of bij de inschrijving, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.