Wie is mijn (pseudo) UBO?

Wie is mijn (pseudo) UBO?

Sinds september 2020 zijn organisaties verplicht om in het UBO register te melden wie de UBO is. Voor organisaties die na 27 september 2020 gestart zijn, is de verplichting direct ingegaan. Reeds langer bestaande organisatie hebben tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd om aan deze verplichting te doen. Het hier niet aan voldoen, wordt gezien als economisch delict. Organisaties die hier op 27 maart 2022 nog niet aan voldaan hebben, zullen een reminder krijgen om hier binnen een maand alsnog aan te voldoen, anders volgt er een boete.

Wat is een UBO

UBO staat voor Ultimate Benificial Owner, of in goed Nederlands uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit zijn natuurlijke personen die een (in)direct belang hebben van 25% of meer van het kapitaal, danwel op een andere wijze feitelijke zeggenschap kan uitoefenen bij deze organisatie. Een organisatie kan één of meerdere UBO’s hebben.

Bepalen UBO’s  

Op de website van de Kamer van Koophandel kun je per rechtsvorm checken wie als UBO aangemerkt moet worden.

Pseudo-UBO

Er moet altijd tenminste een UBO zijn van een organisatie. De wet kent een aantal criteria om vast te stellen wie dit is / zijn. Leiden deze criteria niet tot een UBO, dan moet een pseudo-UBO ingeschreven worden. In Nederland komt dit erop neer dat dit alle statutair bestuurders van een rechtspersoon zijn of alle vennoten bij een personenvennootschap.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 4: vergaderrecht en vergadergerechtigden

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 4: vergaderrecht en vergadergerechtigden

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In de voorgaande blogs in deze serie over de algemene vergadering van aandeelhouders is al enkele malen de term vergadergerechtigden gevallen. Hoogste tijd nu om dat begrip te gaan toelichten. Allereerst zal ik toelichten wat het vergaderrecht inhoudt. En vervolgens komt aan de orde aan wie dit recht toekomt. Met andere woorden: wie zijn de vergadergerechtigden?

Vraag: wat is het vergaderrecht?

Onder het vergaderrecht wordt verstaan het recht om de algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren (art. 2:227 lid 2 BW). Hiervoor kan men zelf naar de algemene vergadering gaan. Maar men mag ook iemand anders een volmacht geven om dat te doen. Die volmacht dient op schrift te staan of elektronisch verstrekt te worden, bijvoorbeeld in een e-mail.

De mogelijkheid om zich in een algemene vergadering te laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde kan in de statuten beperkt worden. Dat kan wenselijk zijn, omdat je in een besloten samenwerkingsverband misschien niet wil dat buitenstaanders als gevolmachtigden in een algemene vergadering aanwezig zijn. Maar de mogelijkheid om zich door een ander te laten vertegenwoordigen mag niet volledig worden afgenomen. Het moet ten minste worden toegestaan dat een vergadergerechtigde zich laat vertegenwoordigen door een advocaat, notaris, toegevoegd notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent.

Het kan voorkomen dat iemand wel een vergaderrecht heeft, maar dat toch niet mag uitoefenen. Het vergaderrecht is dan opgeschort. Dat is het geval wanneer een vergadergerechtigde een wettelijke of statutaire verplichting niet naleeft. Deze mogelijkheid van opschorting van het vergaderrecht moet dan wel in de statuten staan.

Soms bepalen de statuten dat als een vergadergerechtigde een algemene vergadering wil bijwonen hij of zij dat vooraf bij het bestuur moet melden. In dat geval moet in de oproeping voor de vergadering staan wanneer dit uiterlijk gemeld moet worden. Die deadline mag niet eerder zijn dan drie dagen voor de vergadering.

Stemrecht is iets anders dan vergaderrecht

Het stemrecht kan worden onderscheiden van het vergaderrecht. Stemmen worden weliswaar ter vergadering uitgebracht, maar er kunnen ook vergadergerechtigden zijn zonder stemrecht.

Vraag: wie hebben het vergaderrecht?

De volgende personen hebben vergaderrecht:

  • aandeelhouders, ook als ze geen stemrecht hebben, bijvoorbeeld in geval van stemrechtloze aandelen of als op de aandelen een pandrecht of recht van vruchtgebruik is gevestigd en het stemrecht toekomt aan de pandhouder of de vruchtgebruiker;
  • houders van certificaten, waaraan volgens de statuten het vergaderrecht is verbonden (de statuten kunnen bepalen dat het toekennen of wegnemen van het vergaderrecht van certificaathouders door een daartoe in de statuten aangewezen orgaan geschiedt);
  • vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben;
  • vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben, maar alleen als de statuten dit bepalen en bij de vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niets anders is afgesproken.

Bestuurders en commissarissen hebben geen vergaderrecht. Zij hebben in de algemene vergadering wel een raadgevende stem.

Heeft een echtgenoot van een aandeelhouder ook het recht om een algemene vergadering bij te wonen?

Die vraag zou kunnen opkomen als de aandelen in een gemeenschappelijk eigendom zijn zoals bij een gemeenschap van goederen. Aangenomen moet worden dat alleen de echtgenoot op wiens naam de aandelen staan het vergaderrecht heeft. Raadpleeg daarvoor het aandeelhoudersregister en/of de akte waarbij de aandelen overgedragen werden. Het huwelijksvermogensrecht kan dus niet het besloten karakter van een BV doorkruisen. Dit geldt evenzeer voor de echtgenoot van de certificaathouder, vruchtgebruiker of pandhouder met vergaderrecht.

In statuten wordt vaak een bepaling opgenomen dat als de aandelen tot een onverdeeldheid behoren (ze zijn dan gemeenschappelijk eigendom van meerdere personen) de deelgenoten van die onverdeeldheid (de gezamenlijke eigenaren) iemand van hen moeten aanwijzen die het vergaderrecht en andere aan de aandelen verbonden aandelen kan uitoefenen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de aandelen tot een nalatenschap behoren, die nog niet is verdeeld.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Recht van aandeelhouders op informatie, een analogie met parlement en kabinet

Recht van aandeelhouders op informatie, een analogie met parlement en kabinet

Vandaag – 29 april 2021 – debatteert de Tweede Kamer over de notulen van de Ministerraad. In dit debat staat de vraag centraal of de regering de Tweede Kamer juist heeft geïnformeerd over de toeslagenaffaire.

Hoe zit het met het informatierecht binnen vennootschappen?

Ook binnen vennootschappen komt deze problematiek voor. Vaak hebben (minderheids-) aandeelhouders, die niet in het bestuur vertegenwoordigd zijn, een informatieachterstand ten opzichte van (meerderheids-) aandeelhouders, die wel tevens bestuurder zijn.

Met betrekking tot de informatieplicht van ministers en staatssecretarissen staat in art. 68 van de Grondwet:

“De ministers en de staatssecretarissen geven de kamers elk afzonderlijk en in verenigde vergadering mondeling of schriftelijk de door een of meer leden verlangde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het belang van de staat.”

Het vennootschapsrecht kent een daarop lijkend voorschrift in art. 2:107 lid 2 BW voor NV’s en art. 2:217 lid 2 BW voor BV’s:

“Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen haar [de algemene vergadering] alle verlangde inlichtingen, tenzij een zwaarwichtig belang der vennootschap zich daartegen verzet.”

De vraag is of ook individuele aandeelhouders informatie kunnen opvragen, zoals art. 68 Gw dat expliciet bepaalt voor leden van de Eerste en Tweede Kamer? Of mag alleen de algemene vergadering als orgaan inlichtingen inwinnen? Als dit laatste het geval zou zijn, is het natuurlijk een koud kunstje voor de meerderheid van de aandeelhouders om een kritische minderheid af te snijden van de door deze gewenste informatie. Maar de Hoge Raad heeft het niet zover laten komen. Volgens de jurisprudentie van de Hoge Raad heeft iedere aandeelhouder in de algemene vergadering het recht vragen te stellen. Dat gaat zelfs zover dat niet vereist is dat de vragen betrekking hebben op punten die op de agenda staan. De vennootschap is verplicht die vragen te beantwoorden. Ook andere vergadergerechtigden dan aandeelhouders hebben dit recht.

Informatierecht buiten vergadering

Uitgangspunt is dat aandeelhouders dit informatierecht niet buiten algemene vergaderingen kunnen uitoefenen. Dat kan soms onredelijk uitpakken. Denk bijvoorbeeld aan een BV waarvan een of meer aandeelhouders tevens bestuurders zijn en andere aandeelhouders niet. In zo’n geval kan er een verplichting bestaan van het bestuur om bepaalde informatie met alle aandeelhouders te delen. Men noemt dat een bijzondere zorgplicht van het bestuur jegens minderheidsaandeelhouders, op grond waarvan soms ook buiten het kader van een algemene vergadering informatie aan aandeelhouders moet worden gegeven.

Voorbeeld:

Een BV heeft twee aandeelhouders, X en Y. Aandeelhouder X, die de meerderheid van de aandelen heeft, is in het bestuur vertegenwoordigd. Y is dat niet. Tussen de BV en X (en aan X gelieerde entiteiten) hebben allerlei transacties plaatsgevonden, zoals leningen en overdrachten van IE-rechten en onroerend goed. In een dergelijk geval moet de BV uit eigen beweging en op vragen van Y ook buiten het verband van een algemene vergadering transparantie betrachten. Vragen van Y mogen alleen onbeantwoord blijven als daarvoor een voldoende zwaarwegende reden bestaat.

De algemene vergadering (lees: de meerderheid van de aandeelhouders) kan niet dit recht op informatie aan een individuele aandeelhouder ontzeggen. Evenmin kan de algemene vergadering besluiten dat het bestuur op een bepaald moment niet hoeft te antwoorden.

Geen informatierecht bij zwaarwichtig belang

Het recht op informatie is niet onbeperkt. De wet bepaalt dat geen inlichtingen gegeven hoeven te worden, indien een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. Daarbij kan men onder andere denken aan informatie die de concurrentiepositie van de vennootschap kan schaden. In zo’n situatie kan het helpen als de aandeelhouders bereid zijn om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Conclusie

Het principe van het informatierecht is hetzelfde als bij het parlement en kabinet. Individuele aandeelhouders en andere vergadergerechtigden mogen in algemene vergaderingen vragen stellen. Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verplicht die te beantwoorden, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. Onder omstandigheden moet de vennootschap aandeelhouders ook buiten een algemene vergadering informeren. Bijvoorbeeld als er sprake is van meerderheids- en minderheidsaandeelhouders, de minderheidsaandeelhouders niet tevens bestuurders zijn en er transacties plaatsvinden tussen de vennootschap en de meerderheidsaandeelhouders.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 3: de agenda

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 3: de agenda

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In de eerste twee blogs heb ik het gehad over de frequentie van algemene vergaderingen van BV’s en zijn de regels welke in acht genomen moeten worden bij het bijeenroepen van een algemene vergadering op een rijtje gezet. In deze derde blog wil ik staan bij de agenda.

Vraag: Wie stelt de agenda op?

In of bij de oproeping dienen de te behandelen onderwerpen te worden vermeld (art. 2:224 BW). Dat brengt mee dat de degene die de vergadering bijeenroept in de eerste plaats de agenda opstelt. Uit de bevoegdheid van het bestuur en de raad van commissarissen om een algemene vergadering bijeen te roepen volgt de bevoegdheid om de te behandelen onderwerpen vast te stellen, zo leert de jurisprudentie van de Hoge Raad (HR: Boskalis/Fugro).

Vraag: Welke onderwerpen komen op de agenda?

Soms bepalen de statuten al welke onderwerpen er jaarlijks ten minste op de agenda moeten staan, zoals de bespreking van het bestuursverslag, de vaststelling van de jaarrekening, en de decharge van het bestuur en de raad van commissarissen.

Dat met de oproeping ook de te behandelen onderwerpen vermeld worden, ligt voor de hand. Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden moeten zich kunnen voorbereiden. Om dat te waarborgen, bepaalt de wet dat in beginsel alleen geldige besluiten genomen kunnen worden over onderwerpen die geagendeerd zijn. Maar als (1) alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat over een niet geagendeerde onderwerp een besluit genomen wordt én (2) de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om hierover advies uit te brengen, kan toch een geldig besluit genomen worden.

Vraag: Mogen ook anderen onderwerpen agenderen (agenderingsrecht)?

Ook aandeelhouders en vergadergerechtigden kunnen voorstellen doen voor de te behandelen onderwerpen (art. 224a BW). Degenen die dat doen, moeten alleen of tezamen ten minste 1% van de geplaatste aandelen vertegenwoordigen, tenzij in de statuten is opgenomen dat een lager percentage volstaat. Het verzoek hiertoe moet ten minste 30 dagen voor de dag van de algemene vergadering door de vennootschap zijn ontvangen. De statuten kunnen hiervoor een kortere termijn voorschrijven. Het verzoek moet schriftelijk of per e-mail gedaan worden, maar de statuten kunnen een elektronische verzoek uitdrukkelijk uitsluiten.

Wanneer een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen de behandeling van een voorgesteld onderwerp verzet, hoeft het niet geagendeerd te worden. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als een groot aantal onderwerpen wordt voorgesteld met als kennelijk doel om de vergaderorde te verstoren.

Een andere reden om een agendaonderwerp te weigeren, is als voorgesteld wordt een stemming te laten plaatsvinden over een onderwerp waarover de algemene vergadering geen bevoegdheid heeft. Er kan dan wel verzocht worden een dergelijk onderwerp te bespreken, maar er hoeft niet over gestemd te worden. Dit is door de Hoge Raad in 2018 uitgemaakt in de reeds eerder gememoreerde zaak Boskalis / Fugro.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

vragen

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 2: bijeenroeping vergadering

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In dit tweede blog hierover behandel ik hoe de bijeenroeping algemene vergadering moet plaatsvinden.

Vraag: Wie roept de algemene vergadering van aandeelhouders bijeen?

Het bestuur en de raad van commissarissen zijn altijd bevoegd een algemene vergadering bijeen te roepen

De wet zegt dat zowel het bestuur als de raad van commissarissen bevoegd zijn de algemene vergaderingen van aandeelhouders (ook wel algemene vergadering of AvA) bijeen te roepen. Dat staat in artikel 219 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (meestal genoteerd als art. 2:219 BW).

Voordat een algemene vergadering uitgeschreven wordt, moet er wel eerst een besluit worden genomen door het bestuur / de raad van commissarissen om een algemene vergadering te houden. Daarvoor is nodig dat alle bestuurders / commissarissen in de gelegenheid gesteld worden om deel te nemen aan de beraadslagingen daarover. Als het bestuur een besluit moet nemen, in dit geval het besluit om een algemene vergadering bijeen te roepen, dan moeten alle bestuurders hun zegje kunnen doen. Voor een besluit van de raad van commissarissen geldt uiteraard hetzelfde. De Hoge Raad heeft dit al in 1968 uitgemaakt in het zogenaamde Wijsmuller-arrest. Dit is uiteraard alleen van belang als het bestuur of de raad van commissarissen uit meer personen bestaat.

De statuten kunnen de bevoegdheid om een algemene vergadering bijeen te roepen ook toekennen aan anderen

De statuten kunnen de bevoegdheid om een algemene vergadering uit te schrijven ook toekennen aan anderen dan het bestuur en/of raad van commissarissen. Vaak wordt in de statuten bepaald dat ook iedere afzonderlijke bestuurder of commissaris bevoegd daartoe bevoegd is. Dat heeft als voordeel dat dan niet eerst door het bestuur of de raad van commissarissen een besluit genomen moet worden om zo’n vergadering bijeen te roepen. Als een bijvoorbeeld een meerderheid van het bestuur niet wil dat er een algemene vergadering wordt gehouden kunnen bestuurders die dat wel willen toch een algemene vergadering uitschrijven.

Het komt ook wel voor dat de statuten deze bevoegdheid toekennen aan aandeelhouders. Voor minderheidsaandeelhouders die niet tevens een zetel hebben in het bestuur of de raad van commissarissen kan dat een belangrijk middel zijn om hun belangen te waarborgen.

Bijeenroeping op verzoek van aandeelhouders

Als aandeelhouders in de statuten niet zelf het recht hebben gekregen om een algemene vergadering te beleggen, dan kunnen zij aan het bestuur en/of aan de raad van commissarissen verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen. Dat staat in art. 2:220 BW.

De aandeelhouder(s), die dit wil(len) moet(en) (gezamenlijk) ten minste 1 % van alle geplaatste aandelen bezitten. In de statuten kan deze 1%-drempel op een lager niveau gesteld worden. Het verzoek moet schriftelijk of elektronisch gedaan worden en een nauwkeurige opgave bevatten van de te behandelen onderwerpen. Het verzoek mag alleen afgewezen worden als het verzoek botst met een zwaarwichtig belang van de vennootschap. Zo niet, dan moet de algemene vergadering binnen vier weken na het verzoek gehouden worden. In de statuten kan hiervoor een kortere termijn bepaald zijn.

Wordt het verzoek niet ingewilligd, dan kunnen de aandeelhouders bij de voorzieningenrechter een verzoek indienen om te worden gemachtigd zelf een algemene vergadering bijeen te roepen.  Zie art. 2:221 BW. De voorzieningenrechter wijst het verzoek af als een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen het houden van een algemene vergadering verzet.

Bij toewijzing van het verzoek bepaalt de rechter de vorm en de termijn voor de oproeping tot de algemene vergadering. De rechter kan ook iemand aanwijzen die met de leiding van de vergadering wordt belast.

Degenen die geen aandelen bezitten, maar wel een vergaderrecht hebben, hebben de hier beschreven rechten ook. Wat het vergaderrecht is en wie die andere vergadergerechtigden kunnen zijn, wordt in deel 4 van deze serie uitgelegd.

Als geen jaarlijkse algemene vergadering (of andere verplichte vergadering van de aandeelhouders) wordt gehouden, kan iedere aandeelhouder en iedere vergadergerechtigde aan de voorzieningenrechter vragen om te worden gemachtigd de algemene vergadering bijeen te roepen. Hiervoor geldt geen minimum percentage aandelen dat zo’n aandeelhouder moet hebben. Iedere aandeelhouder heeft dit recht. Dit is geregeld in art. 2:222 BW.

Vraag: Hoe moet een algemene vergadering bijeengeroepen worden?

In beginsel worden algemene vergaderingen schriftelijk bijeengeroepen door middel van oproepingsbrieven. Hierin worden in ieder geval de datum, tijdstip en plaats vermeld. De te behandelen onderwerpen worden ofwel in deze brief, ofwel in een meegestuurde agenda vermeld. Aan het opstellen van de agenda wordt het volgende deel van deze serie aandacht besteed. 

De oproepingsbrieven moeten worden gestuurd aan de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden die in het aandeelhoudersregister staan vermeld. Zie hiervoor art. 2:223 BW. Het up to date houden van dit aandeelhoudersregister is dus belangrijk.

Indien een aandeelhouder (of andere vergadergerechtigde) daarmee instemt, mag de oproeping ook per e-mail gebeuren op een adres dat de aandeelhouder (of andere vergadergerechtigde) hiervoor aan de vennootschap heeft opgegeven. De statuten kunnen de mogelijkheid van elektronische oproeping overigens uitdrukkelijk uitsluiten.

Termijn van oproeping

De oproeping moet uiterlijk op de 8ste dag vóór de dag van de vergadering verzonden worden. Dit staat in art. 2:225 BW. Als deze termijn niet in acht genomen is, of als er geen oproeping heeft plaats gehad, dan kunnen er geen geldige besluiten genomen worden, tenzij:

  1. alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat besluitvorming plaatsvindt
  2. de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen

De statuten kunnen niet een kortere, maar wel een langere termijn voorschrijven. In die gevallen moet de langere statutaire termijn aangehouden worden.

In oudere statuten staat vaak een termijn van 15 dagen. De wettelijke oproepingstermijn is per 1 oktober 2012 teruggebracht van 15 naar 8 dagen. Als er geen redenen zijn om aan te nemen dat in die oudere statuten bewust deze termijn op 15 dagen is gezet, mag men aannemen dat men toen heeft willen aansluiten bij de vroeger geldende wettelijke minimumtermijn van 15 dagen. In die gevallen is de termijn voor oproeping thans 8 dagen, omdat met bij de invoering van de nieuwe wet in 2012 heeft bepaald dat de 8-dagentermijn van toepassing is op alle vergaderingen die worden gehouden na inwerkingtreding van de nieuwe wet.

Plaats van de vergadering

De statuten kunnen vermelden in welke plaats of plaatsen algemene vergaderingen kunnen worden gehouden. Dat mag ook een plaats buiten Nederland zijn.  Wanneer in de statuten geen plaats is genomend, dan moet de vergadering worden gehouden in de gemeente waar de vennootschap haar statutaire zetel heeft. 

Een vergadering kan wel in een andere plaats dan is voorgeschreven, gehouden worden indien:

  1. alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met deze afwijkende plaats van de vergadering, én
  2. de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen over de geagendeerde besluiten.

Waarom is het zo belangrijk om je netjes aan de bovengenoemde regels te houden?

Het niet correct bijeenroepen van de vergadering kan tot gevolg hebben dat besluiten ongeldig verklaard (vernietigd) worden. Om problemen te voorkomen, is het dus verstandig om ervoor te zorgen dat de bijeenroeping van de vergaderingen op de juiste wijze wordt uitgevoerd.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 3: De agenda

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden 

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.