Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 3: de agenda

Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 3: de agenda

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In de eerste twee blogs heb ik het gehad over de frequentie van algemene vergaderingen van BV’s en zijn de regels welke in acht genomen moeten worden bij het bijeenroepen van een algemene vergadering op een rijtje gezet. In deze derde blog wil ik staan bij de agenda.

Vraag: Wie stelt de agenda op?

In of bij de oproeping dienen de te behandelen onderwerpen te worden vermeld (art. 2:224 BW). Dat brengt mee dat de degene die de vergadering bijeenroept in de eerste plaats de agenda opstelt. Uit de bevoegdheid van het bestuur en de raad van commissarissen om een algemene vergadering bijeen te roepen volgt de bevoegdheid om de te behandelen onderwerpen vast te stellen, zo leert de jurisprudentie van de Hoge Raad (HR: Boskalis/Fugro).

Vraag: Welke onderwerpen komen op de agenda?

Soms bepalen de statuten al welke onderwerpen er jaarlijks ten minste op de agenda moeten staan, zoals de bespreking van het bestuursverslag, de vaststelling van de jaarrekening, en de decharge van het bestuur en de raad van commissarissen.

Dat met de oproeping ook de te behandelen onderwerpen vermeld worden, ligt voor de hand. Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden moeten zich kunnen voorbereiden. Om dat te waarborgen, bepaalt de wet dat in beginsel alleen geldige besluiten genomen kunnen worden over onderwerpen die geagendeerd zijn. Maar als (1) alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat over een niet geagendeerde onderwerp een besluit genomen wordt én (2) de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om hierover advies uit te brengen, kan toch een geldig besluit genomen worden.

Vraag: Mogen ook anderen onderwerpen agenderen (agenderingsrecht)?

Ook aandeelhouders en vergadergerechtigden kunnen voorstellen doen voor de te behandelen onderwerpen (art. 224a BW). Degenen die dat doen, moeten alleen of tezamen ten minste 1% van de geplaatste aandelen vertegenwoordigen, tenzij in de statuten is opgenomen dat een lager percentage volstaat. Het verzoek hiertoe moet ten minste 30 dagen voor de dag van de algemene vergadering door de vennootschap zijn ontvangen. De statuten kunnen hiervoor een kortere termijn voorschrijven. Het verzoek moet schriftelijk of per e-mail gedaan worden, maar de statuten kunnen een elektronische verzoek uitdrukkelijk uitsluiten.

Wanneer een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen de behandeling van een voorgesteld onderwerp verzet, hoeft het niet geagendeerd te worden. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als een groot aantal onderwerpen wordt voorgesteld met als kennelijk doel om de vergaderorde te verstoren.

Een andere reden om een agendaonderwerp te weigeren, is als voorgesteld wordt een stemming te laten plaatsvinden over een onderwerp waarover de algemene vergadering geen bevoegdheid heeft. Er kan dan wel verzocht worden een dergelijk onderwerp te bespreken, maar er hoeft niet over gestemd te worden. Dit is door de Hoge Raad in 2018 uitgemaakt in de reeds eerder gememoreerde zaak Boskalis / Fugro.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.


Afdrukken