Wat als iemand namens u een overeenkomst sluit… zonder dat u daar echt toestemming voor hebt gegeven? In sommige gevallen kunt u toch gebonden zijn aan die afspraak. Zelfs zónder volmacht. Hoe dat kan? Door de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Wat dat precies inhoudt en wanneer het u kan raken, leest u hieronder.

In deze blog wil ik een uitspraak van de Hoge Raad bespreken van 6 juni 2025, die gaat over de vraag of een bedrijf toch gebonden is aan de opdracht, ook als de vertegenwoordiger die namens het bedrijf handelde geen volmacht had?

Voor de praktijk is dit een interessante vraag omdat hierover vaak onduidelijke situaties ontstaan, met alle vervelende gevolgen van dien. Wie begrijpt hoe dit werkt, kan deze nare situaties voorkomen. Daarom is deze uitleg hopelijk interessant voor u.

Laat ik beginnen met een korte uitleg over vertegenwoordiging.

Vertegenwoordiging

Bedrijven (vaak rechtspersonen) sluiten nooit zelf overeenkomsten. Zij hebben altijd een mens van vlees en bloed (een natuurlijk persoon) nodig die namens hen overeenkomsten aangaat.

Rechtspersonen worden bij het sluiten van overeenkomsten vertegenwoordigd door hun bestuurders. Zo’n bestuurder kan een natuurlijk persoon zijn of ook weer een rechtspersoon. In dat laatste geval heeft die bestuurder-rechtspersoon ook weer een of meer bestuurders en ook dat kunnen natuurlijke personen en rechtspersonen zijn. Hoe lang de keten van bestuurder-rechtspersonen ook is, uiteindelijk kom je toch een keer uit bij een natuurlijk persoon. Zodoende is er altijd een natuurlijk persoon als direct of indirect bestuurder betrokken bij het aangaan van rechtshandelingen namens een rechtspersoon.

In de praktijk worden lang niet alle overeenkomsten door de bestuurders zelf gesloten. Vaak zijn er andere natuurlijke personen, bijvoorbeeld de bedrijfsleider of een manager, die namens een bedrijf overeenkomsten aangaan. Zo’n persoon treedt dan op als vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger sluit namens het bedrijf de overeenkomst, en het bedrijf wordt dan partij bij die overeenkomst. De vertegenwoordiger wordt zelf geen partij. Zijn rol is uitgespeeld zodra de overeenkomst is gesloten. De bedrijfsleider of manager (of andere vertegenwoordiger) moet daarvoor wel een volmacht hebben. Volmachten kunnen mondeling of schriftelijk verleend worden. Ter vermijding van misverstanden en onduidelijkheid hebben schriftelijke volmachten de voorkeur.

Volmacht

Zolang de vertegenwoordiger zich aan zijn volmacht houdt, is er niets aan de hand. Er komt dan een overeenkomst tot stand tussen het bedrijf (de vertegenwoordigde) en de andere partij (de wederpartij). Problemen kunnen wel ontstaan als de volmacht in het geheel ontbreekt, of als die volmacht niet toereikend is voor de afgesloten overeenkomst. Bijvoorbeeld als een HR-manager, wiens volmacht alleen het afsluiten van arbeidscontracten omvat, een bestelling plaatst voor software; of een inkoper die volgens zijn volmacht zelfstandig mag beslissen over aankopen tot € 100.000 terwijl hij een aankoop doet voor een hoger bedrag.

Als de vertegenwoordiger onbevoegd was, is de hoofdregel dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) niet gebonden is aan de door de vertegenwoordiger gesloten overeenkomst. Dat klinkt natuurlijk logisch, want iedereen kan zich wel voordoen als vertegenwoordiger van uw bedrijf en allerhande contracten sluiten namens u. Als de persoon die de overeenkomst afsloot daartoe niet bevoegd was, bent u niet aan de overeenkomst gebonden. Leidt de wederpartij daardoor schade, bijvoorbeeld doordat die allerlei uitvoeringshandelingen heeft verricht die nu niet vergoed worden, dan kan de wederpartij de schade in beginsel verhalen op de (onbevoegde) vertegenwoordiger. Wie zegt vertegenwoordiger te zijn, moet namelijk instaan voor het bestaan van de volmacht.

Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

In de praktijk ligt het vaak wat minder duidelijk. Dat was ook het geval in deze zaak waarover de Hoge Raad uitspraak deed. De vraag was of de partij aan wie via een vertegenwoordiger een opdracht was verstrekt erop mocht vertrouwen dat voor het verstrekken van die opdracht een volmacht was verleend.

Het ging in die zaak om het volgende (waarbij ik de casus wat heb vereenvoudigd en enkele namen aangepast zijn).

Casus: korte beschrijving

Jansen werkt als zzp-er regelmatig voor Jansen en Pietersen B.V., die ik verder JP B.V. zal noemen. Jansen heeft geen aandelen in JP B.V. Namens JP B.V. geeft Jansen een bemiddelingsopdracht aan CNB (Coöperatieve Nederlandse Bloembollencentrale) voor het verkopen van een sub-licentie voor de teelt van een bepaald soort lelie. Via bemiddeling van CNB komt er een overeenkomst tot stand  tussen JP B.V. en een koper. Achteraf zegt JP B.V. dat Jansen geen volmacht had voor het verstrekken van de bemiddelingsopdracht aan CNB en dat de met de koper gesloten overeenkomst voor haar ongunstig was. JP B.V. stelt CNB aansprakelijk voor schade. CNB verweert zich met de stelling dat zij erop mocht vertrouwen dat Jansen wel bevoegd was.

Op de hierboven al genoemde hoofdregel dat zonder (toereikende) volmacht geen overeenkomst tot stand komt, bestaat namelijk een uitzondering als er sprake is van opwekte schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Die uitzondering houdt in dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) zich niet kan beroepen op het ontbreken van een volmacht als aan alle volgende drie voorwaarden wordt voldaan:

1. de wederpartij vertrouwde erop dat er een (toereikende) volmacht bestond,
2. dit vertrouwen van de wederpartij was onder de omstandigheden van het geval redelijk en verantwoord,
3. het ontstaan van dat vertrouwen kan aan de vertegenwoordigde (het bedrijf) worden toegerekend.

Toerekening aan het bedrijf / de vertegenwoordigde

De laatstgenoemde voorwaarde houdt in dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) verantwoordelijk kan worden gehouden voor het ontstaan van het vertrouwen bij de wederpartij dat de vertegenwoordiger bevoegd was. Het ontstaan van dit vertrouwen wordt aan het bedrijf (de vertegenwoordigde) toegerekend.

Die toerekening kan enerzijds het gevolg zijn van een verklaring of gedraging van de vertegenwoordigde, kortom een ‘toedoen’ van het bedrijf (de vertegenwoordigde). Dit is uitgewerkt in artikel 3:61 lid 2 BW.

Anderzijds kan die toerekening ook worden gebaseerd op andere feiten en omstandigheden dan een verklaring of gedraging als die voor risico komen van het bedrijf (de vertegenwoordigde). In dat geval moet het redelijk en verantwoord zijn dat daardoor bij de wederpartij de indruk is ontstaan dat de vertegenwoordiger bevoegd was. Deze vorm van toerekening volgt uit jurisprudentie van de Hoge Raad die is gebaseerd op een ruime uitleg van de wet.

Casus: het oordeel van de rechter

Het verweer van CNB kwam erop neer dat er sprake was van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Zowel de rechtbank als het hof en de Hoge Raad gaven CNB hierin gelijk. Hiervoor was bepalend dat Jansen vaker namens JP B.V. bemiddelingsopdrachten aan CNB had verstrekt en dat JP B.V. nooit aan CNB had medegedeeld dat Jansen niet bevoegd was of dat zijn volmacht beperkt was. Een van belang zijnde bijzonderheid was ook nog dat de naam van Jansen voorkwam in de bedrijfsnaam van JP B.V. Het was onder deze omstandigheden logisch dat CNB erop had vertrouwd dat Jansen bevoegd was om de bemiddelingsopdracht te geven.

Dat JP B.V. niet vooraf aan CNB had medegedeeld dat Jansen geen volmacht had of dat zijn volmacht beperkt was, terwijl bekend was dat hij namens JP B.V. met CNB contact had over de te verstrekken opdracht kan gezien worden als een gedraging van JP B.V. Ook een ‘niet-doen’ is namelijk een gedraging. Daarnaast valt het  feit dat Jansen veelvuldig was opgetreden als vertegenwoordiger bij het verstrekken van andere bemiddelingsopdrachten aan CNB binnen de risicosfeer van JP B.V. Hetzelfde kan gezegd worden over de naamsvermelding van Jansen in de bedrijfsnaam van JP B.V.

Welke lessen kunt u nu hieruit trekken (met name als er grote belangen op het spel staan)?

 Tips

Voor het bedrijf (de vertegenwoordigde)

• Laat bij zowel de vertegenwoordiger als uw wederpartij geen onduidelijkheid ontstaan over de vraag wie waarover namens u mag onderhandelen.
• Leg de bevoegdheden van uw vertegenwoordigers schriftelijk vast.
• Schrijf uw vertegenwoordigers en de inhoud van hun volmacht in bij het handelsregister.
• Tolereer geen praktijk waarbij medewerkers zonder toereikende volmacht overeenkomsten aangaan.

Voor de vertegenwoordiger

• Vraag om een duidelijke volmacht en instructies.
• Maak de inhoud van de volmacht bekend aan vertegenwoordigers van partijen waarmee wordt onderhandeld.
• Respecteer de beperkingen van de volmacht en vraag indien nodig om een aanvullende volmacht.

Voor de wederpartij

• Controleer altijd of de vertegenwoordiger een volmacht heeft.
• Check de inhoud van de volmacht (staat in het handelsregister geen toereikende volmacht, vraag dan een kopie bij de vertegenwoordigde).
• Vraag door bij onduidelijkheden of twijfel.

Een rechtspersoon die eigen (ex-)bestuurders aansprakelijk stelt, verliest dat recht niet als de rechtspersoon niet binnen bekwame tijd bij de bestuurder heeft geprotesteerd. De Hoge Raad oordeelde onlangs over klachtplicht bij interne bestuurdersaansprakelijkheid.

Klachtplicht

De klachtplicht houdt in dat een partij (schuldeiser) geen beroep meer kan doen op een gebrek in een prestatie indien hij niet binnen bekwame tijd nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijze had moeten ontdekken, bij de andere partij (schuldenaar) daarover heeft geprotesteerd. Door niet tijdig te klagen, verliest de schuldeiser al zijn rechten ter zake van het gebrek in de prestatie. Wat precies ‘binnen bekwame tijd’ is, definieert de wet niet. Dit kan van geval tot geval verschillen en hangt af van de omstandigheden van het geval. Deze klachtplicht is een rechtsregel uit het vermogensrecht (artikel 89 boek 6 BW).

Interne bestuurdersaansprakelijkheid

Een bestuurder die zijn taak niet behoorlijk vervult, is aansprakelijk tegenover de rechtspersoon als hem daarvan een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Deze interne bestuurdersaansprakelijkheid is een rechtsregel uit het rechtspersonenrecht (artikel 9 lid 1 boek 2 BW).

Klachtplicht niet van toepassing bij interne bestuurdersaansprakelijkheid

In bovengenoemde zaak werd een bestuurder van een B.V. na zijn aftreden door de B.V. aansprakelijk gesteld voor zijn onbehoorlijk bestuur. De bestuurder verweerde zich met een beroep op het schenden van de klachtplicht. De Hoge Raad oordeelde dat een bestuurder ter afwering van zijn interne bestuurdersaansprakelijkheid geen beroep kan doen op een schending van de klachtplicht. Die klachtplicht geldt alleen wanneer er een duidelijk aanwijsbare/concrete prestatie moet worden geleverd. De taken en verplichtingen van een bestuurder zijn te veel omvattend om daaronder te kunnen vallen. Er is daarin geen sprake van een concrete prestatie die een bestuurder moet verrichten.

Bovendien kan de bestuurder geen beroep doen op een schending van de klachtplicht omdat aangenomen mag worden dat bestuurders niet namens de rechtspersoon tegen zichzelf zullen protesteren (klagen) over hun eigen onbehoorlijke taakvervulling. Ook medebestuurders zullen dat niet snel doen, omdat zij in beginsel hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het onbehoorlijk bestuur van hun collega bestuurder. Deze collegiale aansprakelijkheid geldt niet als de medebestuurders mede gelet op de interne taakverdeling geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en zij niet nalatig zijn geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van het onbehoorlijk bestuur af te wenden.

Verjaring

Een aansprakelijkheidsclaim van de rechtspersoon tegen de bestuurder kan wel verjaren. De verjaringstermijn bedraagt 5 jaar. Echter, zolang de bestuurder in functie is, verjaart de claim niet. De rechtspersoon heeft na het aftreden van de bestuurder nog ten minste zes maanden om een procedure aanhangig te maken of de verjaring schriftelijk te stuiten, ook al heeft het onbehoorlijk bestuur langer dan 5 jaar geleden plaatsgevonden. Ook deze regel is ingegeven door de verwachting dat bestuurders niet zichzelf aansprakelijk zullen stellen voor hun eigen onbehoorlijk bestuur.

Decharge

Voornoemde bestuurder had jaarlijks en ook nog bij zijn aftreden decharge van de algemene vergadering gekregen. Toch kon hem dat niet baten. Deze vorm van decharge houdt namelijk geen afstand van recht in, maar strekt slechts tot goedkeuring van het gevoerde beleid voor zover dat bekend is of bekend had kunnen zijn. Het onbehoorlijk bestuur dat deze bestuurder werd verweten, viel daar niet onder.

Finale decharge

Het is overigens wel mogelijk om een finale decharge (bij het aftreden van een bestuurder) in te richten als een afstand van alle mogelijke claims (en ook voor feiten en omstandigheden die nog niet bij de rechtspersoon bekend zijn) maar dan moet dat wel uitdrukkelijk zo worden overeengekomen. Een dechargebesluit van de algemene vergadering is daarvoor niet voldoende.

Ondernemers die zaken doen met consumenten (B2C) moeten erop letten dat hun contracten en algemene voorwaarden geen oneerlijke bepalingen bevatten. Die zijn namelijk ongeldig. Rechters toetsen dit steeds actiever.

Buitengerechtelijke incassokosten

Een voorbeeld van zo’n oneerlijk beding is de nogal eens voorkomende bepaling dat ingeval van wanbetaling alle buitengerechtelijke kosten in rekening gebracht mogen worden aan de consument. Zo’n bepaling is strijdig met de wettelijke maximering van buitengerechtelijke incassokosten die aan consumenten inrekening gebracht mogen worden. Een dergelijke bepaling is niet geldig. Het gevolg hiervan is dat er in het geheel geen buitengerechtelijke incassokosten gevorderd kunnen worden. Ondernemers die zulke bedingen (blijven) gebruiken, snijden dus in hun eigen vingers.

Volledige proceskostenvergoeding

Iets soortgelijks geldt voor bepalingen waarbij ingeval van een juridische procedure de ondernemer recht heeft op vergoeding van de volledige proceskosten. In de wet staat dat de rechter aan het einde van een procedure een uitspraak doet over de kosten. Normaal gesproken veroordeelt de rechter de verliezende partij om de proceskosten van de winnende partij te vergoeden. In veruit de meeste gevallen gaat het om een beperkte forfaitaire vergoeding toe (het zogenaamde liquidatietarief) die niet de volledige proceskosten dekken. Alleen in buitengewone gevallen wordt een volledige proceskostenveroordeling uitgesproken. Met een volledige proceskosten-bepaling wil de ondernemer bereiken dat de rechter altijd een volledige proceskostenveroordeling uitspreekt.

In de rechtspraak wordt er verschillend gedacht over zo’n volledige proceskosten-bepaling. Er zijn rechters die dit geen oneerlijke bepaling vinden, omdat de rechter de bevoegdheid heeft om proceskosten te matigen. Een rechter van de rechtbank Amsterdam is echter strenger en vindt deze bepaling wel oneerlijk. Daardoor is die bepaling ongeldig en is er in het geheel geen ruimte voor een proceskostenveroordeling, ook niet de gebruikelijke forfaitere vergoeding volgens het liquidatietarief. Vanwege het feit dat de meningen hierover onder rechters verdeeld zijn, zal de Amsterdamse rechter zogenaamde prejudiciële vragen stellen aan de Hoge Raad.

Prejudiciële vragen

Een prejudiciële vraag is een rechtsvraag van een rechter aan de Hoge Raad over de uitleg van een rechtsregel. Daaraan kan behoefte bestaan als de Hoge Raad over die vraag niet eerder heeft beslist. Het gaat om vragen die zich voordoen in een concrete zaak die bij een rechtbank of gerechtshof in behandeling is.

Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald

Ik acht de kans redelijk groot dat de Hoge Raad het met deze Amsterdamse rechter eens is en zal oordelen dat in dit soort gevallen helemaal geen proceskosten kunnen worden toegewezen. Ondernemers doen er dus goed aan om hun standaard contractvoorwaarden hierop aan te passen.

Dit zal zeker helpen voor nieuwe overeenkomsten. Of het ook zal helpen voor reeds afgesloten overeenkomsten valt nog te bezien. Het toetsingsmoment of een bepaling oneerlijk is, is namelijk de datum waarop de overeenkomst is gesloten. Een latere eenzijdige herziening van de voorwaarden waarbij een aanvankelijk oneerlijk beding wordt hersteld en eerlijk wordt gemaakt, zal dus strikt genomen geen effect sorteren.

Ook al is het niet zeker dat een reparatie van een oneerlijk beding ook voor bestaande overeenkomsten helpt, raad ik het toch aan. Want bij handhaving van een oneerlijk beding weet je immers zeker dat je jezelf in de vingers snijdt.

Wie gezamenlijk met anderen een onderneming drijft, moet in de eerste plaats het succes van die onderneming nastreven en bevorderen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar wordt in de praktijk vaak ‘vergeten’. Zo ook in het hier te bespreken geval.

Wie niet waagt wie niet wint

De aandeelhouders van twee ondernemingen, die werkzaam waren in de gokwereld, besloten hun krachten te bundelen. De beide ondernemingen richtten een gezamenlijke onderneming (joint-venture) op, waarin een nieuwe activiteit zou worden ontwikkeld en geëxploiteerd. Slechts één van beide joint-venture partners werd bestuurder. In dit geval ging het om een online kansspel. Hiervoor zouden nieuwe wettelijke regels gaan gelden. Onder andere werd een vergunningenstelsel ingevoerd. De aandeelhouders van de nieuwe onderneming hadden afgesproken dat de joint-venture deze vergunning zou gaan aanvragen.

Nadat er ruzie was ontstaan tussen de joint-venture partners en zij met elkaar in de clinch lagen over de beëindiging van hun samenwerking, vond de besturende partner van de joint-venture het niet meer wenselijk dat de vergunning door de joint-venture werd aangevraagd. Hij richtte een nieuwe vennootschap op, waarmee hij de vergunning aanvroeg. De andere joint-venture partner, die geen aandelen had in de nieuwe vennootschap, werd hierover in het ongewisse gelaten. Saillant detail is dat de aanzienlijke kosten voor het aanvragen van de vergunning wel ten laste van de joint-venture werden gebracht.

Misgegokt

De Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam oordeelde dat deze gang van zaken niet door de beugel kon. De bestuurder had niet in het belang van joint-venture gehandeld door niet namens de joint-venture de vergunning aan te vragen. Hij had daarmee zijn bestuurstaak ernstig veronachtzaamd. Bovendien had de bestuurder onvoldoende gedaan om belangenverstrengeling te voorkomen. Hij liet het belang van zijn eigen vennootschap prevaleren zonder de andere joint-venture partner daarover te informeren. Op grond hiervan was er sprake van gegronde reden om aan een juist beleid en juiste gang van zaken te twijfelen. De Ondernemingskamer besloot daarom een onderzoek (enquête) te laten uitvoeren. Daarnaast werd als onmiddellijke voorziening de bestuurder geschorst en een derde tot tijdelijk bestuurder benoemd.

Het starten van een enquêteprocedure bij de Ondernemingskamer kan een krachtig middel zijn om geschillen tussen aandeelhouders te beslechten. Met een door de Ondernemingskamer in te stellen onderzoek kan opening van zaken verkregen worden en vastgesteld worden bij wie de verantwoordelijkheid rust voor het geconstateerde wanbeleid. Daarnaast wordt de procedure vaak ook gestart met het oog op de onmiddellijke voorzieningen die de Ondernemingskamer kan treffen. Daarmee kan voorkomen worden dat het wanbeleid blijft voortduren. Veel voorkomende onmiddellijke voorzieningen zijn:

• Schorsing van bestuurders
• Benoeming van tijdelijke bestuurders of commissarissen
• Overdracht ten titel van beheer van een of meer aandelen van de aandeelhouders
• Schorsing en vernietiging van besluiten

Aandachtspunten voor bestuurders en aandeelhouders

Bestuurders en aandeelhouders in joint-ventures doen er goed aan om de volgende aandachtspunten in acht te nemen:

• Bestuurders van vennootschappen moeten het vennootschappelijk belang, dat wil zeggen het bestendige succes van de onderneming, voorop stellen. In een joint-venture wordt dat belang ook bepaald/beïnvloed door de aard en inhoud van de door de aandeelhouders overeengekomen samenwerking.
• Bestuurders dienen tevens zorgvuldigheid te betrachten met betrekking tot de belangen van al diegenen die bij de vennootschap en haar onderneming zijn betrokken. Bestuurders moeten waken voor het onnodig of onzorgvuldig schaden van hun belangen.
• In besloten verhoudingen (bijvoorbeeld bij een beperkt aantal aandeelhouders) moet het bestuur ruimhartig openheid van zaken verschaffen met betrekking tot het reilen en zeilen van de vennootschap als niet alle aandeelhouders in het bestuur vertegenwoordigd zijn. Dat geldt zeker en vooral wanneer een (mogelijk) tegenstrijdig belang bestaat.
• Is er sprake van een tegenstrijdig belang, dan is een extra hoge mate van zorgvuldigheid bij de voorbereiding, besluitvorming en uitvoering vereist. Daarbij dienen de te onderscheiden belangen op zorgvuldige wijze gescheiden te worden gehouden en dient een zo groot mogelijke openheid te worden betracht. Onder omstandigheden kan inschakeling van een deskundige gewenst of geboden zijn. Van een tegenstrijdig belang is sprake bij zodanig onverenigbare belangen dat in redelijkheid kan worden betwijfeld of de bestuurder zich bij zijn handelen uitsluitend laat leiden door het belang van de vennootschap en haar onderneming.