In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.
Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.
Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.
In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In de voorgaande blogs in deze serie over de algemene vergadering van aandeelhouders is al enkele malen de term vergadergerechtigden gevallen. Hoogste tijd nu om dat begrip te gaan toelichten. Allereerst zal ik toelichten wat het vergaderrecht inhoudt. En vervolgens komt aan de orde aan wie dit recht toekomt. Met andere woorden: wie zijn de vergadergerechtigden?
Vraag: wat is het vergaderrecht?
Onder het vergaderrecht wordt verstaan het recht om de algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren (art. 2:227 lid 2 BW). Hiervoor kan men zelf naar de algemene vergadering gaan. Maar men mag ook iemand anders een volmacht geven om dat te doen. Die volmacht dient op schrift te staan of elektronisch verstrekt te worden, bijvoorbeeld in een e-mail.
De mogelijkheid om zich in een algemene vergadering te laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde kan in de statuten beperkt worden. Dat kan wenselijk zijn, omdat je in een besloten samenwerkingsverband misschien niet wil dat buitenstaanders als gevolmachtigden in een algemene vergadering aanwezig zijn. Maar de mogelijkheid om zich door een ander te laten vertegenwoordigen mag niet volledig worden afgenomen. Het moet ten minste worden toegestaan dat een vergadergerechtigde zich laat vertegenwoordigen door een advocaat, notaris, toegevoegd notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent.
Het kan voorkomen dat iemand wel een vergaderrecht heeft, maar dat toch niet mag uitoefenen. Het vergaderrecht is dan opgeschort. Dat is het geval wanneer een vergadergerechtigde een wettelijke of statutaire verplichting niet naleeft. Deze mogelijkheid van opschorting van het vergaderrecht moet dan wel in de statuten staan.
Soms bepalen de statuten dat als een vergadergerechtigde een algemene vergadering wil bijwonen hij of zij dat vooraf bij het bestuur moet melden. In dat geval moet in de oproeping voor de vergadering staan wanneer dit uiterlijk gemeld moet worden. Die deadline mag niet eerder zijn dan drie dagen voor de vergadering.
Stemrecht is iets anders dan vergaderrecht
Het stemrecht kan worden onderscheiden van het vergaderrecht. Stemmen worden weliswaar ter vergadering uitgebracht, maar er kunnen ook vergadergerechtigden zijn zonder stemrecht.
Vraag: wie hebben het vergaderrecht?
De volgende personen hebben vergaderrecht:
- aandeelhouders, ook als ze geen stemrecht hebben, bijvoorbeeld in geval van stemrechtloze aandelen of als op de aandelen een pandrecht of recht van vruchtgebruik is gevestigd en het stemrecht toekomt aan de pandhouder of de vruchtgebruiker;
- houders van certificaten, waaraan volgens de statuten het vergaderrecht is verbonden (de statuten kunnen bepalen dat het toekennen of wegnemen van het vergaderrecht van certificaathouders door een daartoe in de statuten aangewezen orgaan geschiedt);
- vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben;
- vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben, maar alleen als de statuten dit bepalen en bij de vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niets anders is afgesproken.
Bestuurders en commissarissen hebben geen vergaderrecht. Zij hebben in de algemene vergadering wel een raadgevende stem.
Heeft een echtgenoot van een aandeelhouder ook het recht om een algemene vergadering bij te wonen?
Die vraag zou kunnen opkomen als de aandelen in een gemeenschappelijk eigendom zijn zoals bij een gemeenschap van goederen. Aangenomen moet worden dat alleen de echtgenoot op wiens naam de aandelen staan het vergaderrecht heeft. Raadpleeg daarvoor het aandeelhoudersregister en/of de akte waarbij de aandelen overgedragen werden. Het huwelijksvermogensrecht kan dus niet het besloten karakter van een BV doorkruisen. Dit geldt evenzeer voor de echtgenoot van de certificaathouder, vruchtgebruiker of pandhouder met vergaderrecht.
In statuten wordt vaak een bepaling opgenomen dat als de aandelen tot een onverdeeldheid behoren (ze zijn dan gemeenschappelijk eigendom van meerdere personen) de deelgenoten van die onverdeeldheid (de gezamenlijke eigenaren) iemand van hen moeten aanwijzen die het vergaderrecht en andere aan de aandelen verbonden aandelen kan uitoefenen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de aandelen tot een nalatenschap behoren, die nog niet is verdeeld.
Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen
Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders
Deel 5: Elektronisch vergaderen
Deel 6: Stemrecht en besluitvorming