In de praktijk blijkt veel onduidelijkheid te zijn rondom vergaderingen van de OR met de ondernemer, de zogeheten 'overlegvergadering'. Maar wat is nu precies over overlegvergadering en met welke regels moet hierbij rekening gehouden worden?
Definitie overlegvergadering
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat op sommige momenten / onderwerpen overleg plaats moet vinden tussen de ondernemingsraad (OR) en de ondernemer[1]. Dit overleg heet ‘overlegvergadering’. Dit prachtige pleonasme[2] is dus niet een vrijblijvende term, maar de wettelijke term voor de officiële vergadering tussen OR en ondernemer, en hier zijn dus ook wettelijke voorschriften aan verbonden.
Wanneer
Zowel de OR als de ondernemer kunnen het initiatief nemen voor een overlegvergadering. De overlegvergadering moet plaatsvinden binnen twee weken na een (gemotiveerd) verzoek daartoe. In het verzoek moeten de onderwerpen worden vermeld (art. 23, lid 1 WOR). Die onderwerpen moeten weliswaar betrekking hebben op de onderneming, maar dat kan ruim uitgelegd worden.
In ieder geval dient twee maal per jaar een overlegvergadering plaats te vinden waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken (art. 24, lid 1 WOR). Daarin deelt de ondernemer ook alvast mee welke besluiten, waarvoor de OR een adviesrecht of een instemmingsrecht heeft, de ondernemer verwacht te zullen gaan nemen en worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming daarover wordt betrokken.
In ondernemingen waar ten minste 100 personen werkzaam zijn, moet minstens eenmaal per jaar in een overlegvergadering de hoogte van de beloningen binnen de ondernemingen (per verschillende groep) en de ontwikkeling van de beloningsverhouding ten opzichte van het vorige jaar besproken worden (art. 23, lid 2, 2e zin WOR). Hierover moet de ondernemer schriftelijke informatie aan de OR geven (art. 31d, lid 1 WOR). De ondernemer dient de OR daarbij ook te informeren over de arbeidsvoorwaarden van het bestuur en over het totaal van de vergoedingen dat aan de RvC/RvT wordt betaald (art. 31d, lid 2 WOR). Het ligt voor de hand om dit onderwerp te bespreken tijdens de hiervoor genoemde bespreking van de algemene gang van zaken.
Verder moet een overlegvergadering gehouden worden in de volgende gevallen:
- als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van de onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR);
- als de ondernemer voornemens is een bestuurder te benoemen of te ontslaan (art. 30 WOR);
- als de OR een voorstel heeft gedaan over een aangelegenheid met betrekking tot de onderneming;
- als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR).
Wie
Namens de ondernemer is het statutaire bestuur (of een delegatie uit het bestuur) aanwezig. Heeft de ondernemer één bestuurder, maar is die verhinderd om aanwezig te zijn, dan kan hij zich laten vervangen door een commissaris of door een lid van het (hoger) management (bijvoorbeeld het hoofd personeelszaken) (art. 23, lid 4 en lid 5 WOR).
Ook is het wettelijk verplicht dat bij een aantal overlegvergaderingen één of meer commissarissen aanwezig zijn (art. 24, lid 2 WOR). Dit is afhankelijk van de te bespreken onderwerpen. De aanwezigheidsplicht geldt voor de overlegvergaderingen waarin gesproken wordt over de algemene gang zaken, het beloningsbeleid, besluiten waarvoor de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR), en besluiten tot benoeming en ontslag van bestuurders. Het komt erop neer dat de commissarissen minimaal twee maal per jaar aanwezig moeten zijn, namelijk bij de vergaderingen waarin algemene gang van zaken aan de orde is. Het kunnen er dus wel meer zijn. Bij vergaderingen waarin uitsluitend besluiten aan de orde zijn waarover de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR), en/of voorstellen van de OR besproken worden, hoeven commissarissen niet aanwezig te zijn.
Op de aanwezigheidsplicht van commissarissen bestaan twee uitzonderingen:
- als de OR in een bepaald geval ontheffing verleent (een generieke ontheffing voor alle toekomstige overlegvergaderingen of voor de overlegvergaderingen in een bepaalde periode is niet mogelijk);
- als er in de groep vijf of meer ondernemingen zijn met een eigen OR. Deze uitzondering geldt alleen voor de overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken.
Hoewel het vaak als een onnodig en belastend wordt ervaren, moet niet uit het oog verloren worden dat zowel de OR als de commissarissen doorgaans beide belang hebben bij dit contact, om elkaars visie of standpunten te vernemen.
Uitvoering overlegvergadering (art. 23a WOR)
De overlegvergaderingen worden beurtelings voorgezeten door de ondernemer en de voorzitter van de OR. Hierover kunnen ook andere afspraken worden gemaakt. De secretaris van de OR is ook de secretaris van de overlegvergaderingen . Ook hierover kunnen andere afspraken gemaakt worden.
Ieder verslag van een overlegvergadering moet door zowel de ondernemer als de OR worden goedgekeurd.
De ondernemer en de OR maken gezamenlijk afspraken over de gang van zaken bij de overlegvergaderingen en over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag bekend gemaakt wordt aan de in de onderneming werkzame personen.
Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
[1] De ondernemer is de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt. Dit kan ook een vereniging, stichting, coöperatie of owm zijn, en zelfs een overheidsinstelling (art. 1, lid 1, sub d, lid 1 sub c WOR).
[2] In de wandelgangen wordt gezegd dat Dries van Agt de term als compromis heeft verzonnen, bij de grootste wijziging van de WOR in 1979.