Let op: digitaal vergaderen niet (meer) mogelijk, in de toekomst weer wel

Let op: digitaal vergaderen niet (meer) mogelijk, in de toekomst weer wel

Let op de formaliteiten bij het organiseren van algemene vergaderingen!

Sinds corona zijn we gewend geraakt aan digitaal vergaderen. Het was in het begin even wennen, maar we ontdekten al gauw dat je digitaal bijna net zo goed kunt overleggen en vergaderen als fysiek. En we doen het nog steeds. En dankzij een tijdelijke noodwet mochten ook allerlei formele vergaderingen digitaal gehouden worden. Dat gold bijvoorbeeld voor de algemene vergadering van aandeelhouders van een BV. Ik schreef hier al eerder over.

Dankzij noodwet was digitaal vergaderen tijdelijk mogelijk

Zonder die noodwet moet een algemene vergadering fysiek plaatsvinden. Hooguit kunnen deelnemers via een elektronisch communicatiemiddel en als aan bepaalde eisen is voldaan, deelnemen aan de vergadering. Het wordt dan als het ware een hybride vergadering. Maar daarvoor is wel nodig dat de statuten uitdrukkelijk de deelname via een elektronisch communicatiemiddel toestaan. En dat is bij lang niet alle BV’s het geval. Want een hybride veergadering is pas sinds 2007 mogelijk en er zijn nog heel veel BV’s met oudere statuten waarin de mogelijkheid van hybride vergaderen niet is opgenomen.

In corona-tijd moest er toch vergaderd en besloten worden, ook als men niet fysiek bij elkaar kon (of wilde) komen. Daarom kwam de tijdelijke noodwet die regelde dat men bij alle BV’s digitaal kon vergaderen en toch rechtsgeldige besluiten kon nemen.

Sinds 1 februari 2023 geen digitale algemene vergaderingen meer mogelijk

Deze mogelijkheid uit de tijdelijke noodwet heeft bestaan tot 1 februari 2023. Vanaf die datum moeten vergaderingen weer plaatsvinden op de manier die in de statuten staat. Dat betekent dat dat een volledig digitale vergadering niet meer mogelijk is en dat de vergadering in elk geval fysiek gehouden moet worden. Alleen als de statuten dat toestaan, kunnen vergadergerechtigden digitaal aan de fysieke vergadering deelnemen.

Check de voorschriften voor rechtsgeldige vergaderingen

Het is belangrijk dat men voldoet aan de wettelijke en statutaire voorschriften voor het organiseren en het houden van algemene vergaderingen. Het niet voldoen aan die voorschriften kan gevolgen hebben voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten. Wilt u weten wat die voorschriften zijn? Download dan onze whitepaper ‘Wat komt er allemaal kijken bij een Algemene Vergadering’.

 tip

Heeft u na 1 februari 2023 toch volledig digitaal vergaderd, dan is het raadzaam om de genomen besluiten zo spoedig mogelijk te laten bekrachtigen. Uiteraard moet dan wel aan alle voorschriften worden voldaan. Dat kan door ofwel een nieuwe (fysieke) vergadering bijeen te roepen, ofwel door een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering te (laten) nemen

In de toekomst wordt digitaal vergaderen wel weer mogelijk

De regering heeft inmiddels een wet in voorbereiding om digitaal vergaderen definitief mogelijk te maken. De Raad van State heeft daarover al geadviseerd. Het wetsvoorstel zal binnenkort bij de Tweede Kamer ingediend worden. Omdat we nog maar aan het begin van het wetgevingstraject staan, is het niet te verwachten dat deze nieuwe wet al snel in werking kan treden. Zeker dit jaar en vermoedelijk ook volgend jaar zullen de algemene vergaderingen dus op zijn minst een fysieke component moeten hebben.

Over de inhoud van de nieuwe wet voor digitale algemene vergaderingen leest u binnenkort in het volgende blogartikel.