Het gebeurt naar mijn indruk best vaak dat er aandeelhoudersbesluiten worden vastgelegd in notulen van een algemene vergadering zonder dat er daadwerkelijk een vergadering heeft plaatsgevonden. Dat kan riskant zijn, omdat er dan niet altijd voldaan wordt aan de wettelijk voorgeschreven formaliteiten voor de totstandkoming van aandeelhoudersbesluiten. Het gevolg kan zijn dat het in de notulen vastgelegde besluit nietig en dus non-existent is. Het besluit heeft dan geen enkel rechtsgevolg.
Dit overkwam een groep vennootschappen waarvan de aandelen uiteindelijk worden gehouden door twee broers en een zus. Het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch besliste daarover op 30 januari 2024.
Wat was er aan de hand
Blijkbaar bestond er al geruime tijd een flinke onenigheid tussen een van de broers en de zus enerzijds en de andere broer anderzijds. In deze procedure ging het om de vraag of de besluiten tot vaststelling van de jaarrekening over 2024 en tot het verlenen van decharge aan de directie rechtsgeldig waren genomen. De ene broer en de zus vonden van wel; de andere broer vond van niet.
De besluiten waren opgetekend in een document dat getiteld was ‘Notulen van de Algemene Vergadering’. Maar de aandeelhouders waren helemaal niet bijeengekomen om te vergaderen. Er was dus helemaal geen vergadering gehouden. Kunnen deze opgemaakte notulen, die dus geen echte notulen van een gehouden vergadering waren, dan toch gelden als een vastlegging van rechtsgeldige besluiten die buiten vergadering zijn genomen?
Wat zegt de wet
Aandeelhouders kunnen ook besluiten kunnen nemen zonder dat zij in vergadering bijeenkomen, maar de wet stelt in artikel 238 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek daar wel enkele voorwaarden aan:
- Alle vergadergerechtigden (zoals aandeelhouders en certificaathouders) stemmen in met deze wijze van besluitvorming. Zij kunnen die instemming schriftelijk of elektronisch geven. De mogelijkheid van elektronische instemming kan in de statuten echter worden uitgesloten. Deze instemming kan desnoods ook achteraf nog gegeven worden.
- De stemmen zijn schriftelijk uitgebracht. In beginsel kan dit ook elektronisch gebeuren, tenzij de statuten dit hebben uitgesloten. Zijn er stemgerechtigden die op een andere wijze stemmen, bijvoorbeeld telefonisch, dan kan aan het schriftelijkheidsvereiste worden voldaan door te vermelden op welke wijze iedere stemgerechtigde heeft gestemd en het besluit schriftelijk vast te leggen.
- De bestuurders en commissarissen worden voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen.
Het oordeel van het gerechtshof
In de hier besproken uitspraak oordeelde het gerechtshof dat niet was voldaan aan de eerste twee voorwaarden. Het hof merkte dat aan dat als fundamentele totstandkomingsgebreken, waardoor de besluiten als nietig / non-existent moeten worden beschouwd.
Zie hierover ook mijn eerdere blog ‘Wat komt er allemaal kijken bij een algemene vergadering van aandeelhouders? Deel 7: de notulen en besluitvorming buiten vergadering’