De wedergeboorte van de digitale algemene vergadering

De wedergeboorte van de digitale algemene vergadering

Begin 2024 heeft de regering een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend dat het mogelijk maakt dat rechtspersonen hun algemene vergadering volledig digitaal houden. Zo’n regeling heeft tijdens de corona-crisis al tijdelijk bestaan. Per 1 februari 2023 was die mogelijkheid echter vervallen. Met het nieuwe wetsvoorstel wil de regering dit nu definitief regelen.

Het wetsvoorstel opent de mogelijkheid voor een volledig digitale vergadering. Wordt een vergadering digitaal gehouden dan moeten alle deelnemers vanachter een scherm aan de vergadering deelnemen. Naast een (volledig) digitale vergadering kennen we nu al de (volledig) fysieke vergadering, waarin de deelnemers allemaal fysiek op dezelfde locatie aanwezig zijn, en de hybride vergadering, waarbij sommigen fysiek aanwezig zijn en anderen op afstand meedoen met een elektronisch communicatiemiddel.

De nieuwe regeling in hoofdlijnen

Het is aan de rechtspersoon om zelf te kiezen of er digitaal vergaderd kan worden. De mogelijkheid voor digitaal vergaderen is optioneel. Sommige rechtspersonen, zoals (kleinschalige) verenigingen zullen de voorkeur blijven geven aan fysieke vergaderingen, omdat men veel waarde hecht aan het ontmoetingskarakter van vergaderingen.

NV’s, BV’s en coöperaties

NV’s, BV’s en coöperaties die digitaal willen kunnen vergaderen moeten dat expliciet in hun statuten vermelden. De rechtspersoon kan zelf de inhoud bepalen van de daarvoor in de statuten op te nemen regeling. Zo kan men regelen welk orgaan besluit of een vergadering digitaal gaat plaatsvinden en welke voorwaarden daarvoor moeten gaan gelden.

Verenigingen

Voor verenigingen wordt het digitaal vergaderen mogelijk gemaakt zonder dat eerst de statuten hoeven te worden aangepast. Voldoende is dat de algemene ledenvergadering machtiging verleent aan (meestal) het bestuur om de vergadering digitaal te laten plaatsvinden. Hiermee wordt voorkomen dat verenigingen (die immers geen commercieel karakter hebben) eerst hun statuten moeten wijzigen voordat ze digitaal kunnen vergaderen. Dit gaat ook gelden voor VvE’s.

Op dit moment schrijft de wet nog voor dat een vereniging slechts een hybride algemene vergadering kan houden als dat in de statuten is opgenomen. In de nieuwe regeling komt deze eis van een statutaire grondslag te vervallen. Ook voor een hybride algemene vergadering van een vereniging is dan een machtiging van de ledenvergadering voldoende.

De inhoud van de machtiging van de ledenvergadering voor een digitale of hybride vergadering wordt overgelaten aan de leden. Zij kunnen zelf beslissen of er wel of niet digitaal en/of hybride kan worden vergaderd, hoelang de machtiging geldt en welke voorwaarden daarvoor gelden. Ook is denkbaar dat een mogelijkheid wordt opgenomen dat op verzoek van een of meer leden een digitale vergadering wordt omgezet naar een fysieke vergadering.

Stichtingen

Wellicht ten overvloede, maar aangezien een stichting geen leden en dus geen algemene vergadering heeft, is voor stichtingen niets geregeld.

Randvoorwaarden

De nieuwe wet laat het niet alleen aan de rechtspersoon over om te bepalen of er digitaal vergaderd kan worden, ook de precieze wijze waarop dat gebeurt kan door de rechtspersoon zelf worden ingevuld. De regeling bevat wel enkele randvoorwaarden, die hierna besproken worden.

Interactie

Een digitale vergadering moet zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van de fysieke vergadering. Dat brengt met zich mee dat aandeelhouders en leden moeten kunnen participeren als ware zij fysiek in de vergadering aanwezig. De aandeelhouders en leden moeten een redelijke kans hebben om vragen te stellen en het bestuur ter verantwoording te roepen. Het bestuur moet hier naar beste weten op antwoorden. Hiervoor is nodig dat de deelnemers met beeld en geluid de vergadering kunnen volgen, en aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Dit vergt een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel.

Stemrecht

Uiteraard moeten aandeelhouders en leden ook het stemrecht digitaal kunnen uitoefenen. De rechtspersoon bepaalt zelf de wijze waarop. In de oproeping voor een digitale of hybride vergadering moet worden vermeld hoe de vergadergerechtigden elektronisch kunnen deelnemen en stemmen.

Identificatie

Het wetsvoorstel schrijft verder voor dat het elektronisch communicatiemiddel dat voor een digitale of hybride vergadering wordt gebruikt geschikt moet zijn om de aandeelhouders en leden te kunnen identificeren. Men moet immers controleren wie er aan de vergadering deelneemt en het stemrecht uitoefent. Hoe die identificatie eruit ziet, wordt overgelaten aan de betreffende rechtspersoon zelf.

Elektronische oproeping

In het wetsvoorstel worden de bestaande regels voor het versturen van elektronische uitnodigingen voor de vergadering versoepeld. Op dit moment kan een uitnodiging elektronisch (bijvoorbeeld per e-mail) worden verzonden als de aandeelhouder of het lid daarmee heeft ingestemd. De uitnodiging moet dan worden verstuurd naar het adres dat hij voor dit doel heeft opgegeven. In de nieuwe regeling hoeft niet meer met elektronische verzending te worden ingestemd. En de uitnodiging kan worden verstuurd aan elk elektronisch adres van de aandeelhouder of het lid dat bij de rechtspersoon bekend is.

Is digitaal vergaderen het nieuwe normaal?

Digitaal vergaderen was een uitkomst toen fysiek vergaderen tijdelijk niet mogelijk was in verband met de corona-maatregelen. Het online vergaderen heeft sindsdien een grote vlucht genomen. En velen zijn inmiddels in meer of mindere mate vertrouwd geraakt met de technologie daarvoor.

Het grote voordeel van digitaal en hybride vergaderen is natuurlijk dat het reistijd en kilometers scheelt. Maar het heeft ook nadelen. Niet alle aandeelhouders en leden zullen digitaal vaardig genoeg zijn om volwaardig aan een digitale vergadering mee te doen. Zij kunnen daardoor beperkt of zelfs belemmerd zijn om in een vergadering te participeren en hun rechten uit te oefenen. Maar los daarvan heeft een digitale of hybride vorm van vergaderen ook impact op de kwaliteit van de interactie in zo’n vergadering. Daardoor kan het voor aandeelhouders en leden lastiger zijn om het bestuur ter verantwoording te roepen. Vanuit de Tweede Kamer zijn hier zorgen over geuit. Daarbij is met name aandacht gevraagd voor de bescherming van minderheidsaandeelhouders.

Naar mijn mening dient als uitgangspunt gehandhaafd te worden dat algemene vergaderingen fysiek plaatsvinden. Volledig digitale vergaderingen en hybride vergaderingen kunnen echter zeer nuttig zijn, maar ik zou het als een fundamenteel recht van iedere aandeelhouder of lid willen beschouwen om altijd in fysieke aanwezigheid van het (voltallige) bestuur en raad van commissarissen te vergaderen. Kortom, alleen digitaal vergaderen met instemming van alle leden of aandeelhouders. Daarnaast dient bij iedere fysieke algemene vergadering de mogelijkheid geboden te worden om met een elektronisch communicatiemiddel (d.w.z. hybride) deel te nemen. Aandeelhouders en leden kunnen er dan zelf voor kiezen of ze elektronisch willen deelnemen aan een fysieke vergadering (die daardoor hybride wordt) en het eventuele nadeel op de koop toenemen dat daardoor hun inbreng in vergadering minder goed overkomt.

De regering streeft ernaar dat de wet op 1 januari 2025 in werking zal treden.