Wat als iemand namens u een overeenkomst sluit… zonder dat u daar echt toestemming voor hebt gegeven? In sommige gevallen kunt u toch gebonden zijn aan die afspraak. Zelfs zónder volmacht. Hoe dat kan? Door de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Wat dat precies inhoudt en wanneer het u kan raken, leest u hieronder.
In deze blog wil ik een uitspraak van de Hoge Raad bespreken van 6 juni 2025, die gaat over de vraag of een bedrijf toch gebonden is aan de opdracht, ook als de vertegenwoordiger die namens het bedrijf handelde geen volmacht had?
Voor de praktijk is dit een interessante vraag omdat hierover vaak onduidelijke situaties ontstaan, met alle vervelende gevolgen van dien. Wie begrijpt hoe dit werkt, kan deze nare situaties voorkomen. Daarom is deze uitleg hopelijk interessant voor u.
Laat ik beginnen met een korte uitleg over vertegenwoordiging.
Vertegenwoordiging
Bedrijven (vaak rechtspersonen) sluiten nooit zelf overeenkomsten. Zij hebben altijd een mens van vlees en bloed (een natuurlijk persoon) nodig die namens hen overeenkomsten aangaat.
Rechtspersonen worden bij het sluiten van overeenkomsten vertegenwoordigd door hun bestuurders. Zo’n bestuurder kan een natuurlijk persoon zijn of ook weer een rechtspersoon. In dat laatste geval heeft die bestuurder-rechtspersoon ook weer een of meer bestuurders en ook dat kunnen natuurlijke personen en rechtspersonen zijn. Hoe lang de keten van bestuurder-rechtspersonen ook is, uiteindelijk kom je toch een keer uit bij een natuurlijk persoon. Zodoende is er altijd een natuurlijk persoon als direct of indirect bestuurder betrokken bij het aangaan van rechtshandelingen namens een rechtspersoon.
In de praktijk worden lang niet alle overeenkomsten door de bestuurders zelf gesloten. Vaak zijn er andere natuurlijke personen, bijvoorbeeld de bedrijfsleider of een manager, die namens een bedrijf overeenkomsten aangaan. Zo’n persoon treedt dan op als vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger sluit namens het bedrijf de overeenkomst, en het bedrijf wordt dan partij bij die overeenkomst. De vertegenwoordiger wordt zelf geen partij. Zijn rol is uitgespeeld zodra de overeenkomst is gesloten. De bedrijfsleider of manager (of andere vertegenwoordiger) moet daarvoor wel een volmacht hebben. Volmachten kunnen mondeling of schriftelijk verleend worden. Ter vermijding van misverstanden en onduidelijkheid hebben schriftelijke volmachten de voorkeur.
Volmacht
Zolang de vertegenwoordiger zich aan zijn volmacht houdt, is er niets aan de hand. Er komt dan een overeenkomst tot stand tussen het bedrijf (de vertegenwoordigde) en de andere partij (de wederpartij). Problemen kunnen wel ontstaan als de volmacht in het geheel ontbreekt, of als die volmacht niet toereikend is voor de afgesloten overeenkomst. Bijvoorbeeld als een HR-manager, wiens volmacht alleen het afsluiten van arbeidscontracten omvat, een bestelling plaatst voor software; of een inkoper die volgens zijn volmacht zelfstandig mag beslissen over aankopen tot € 100.000 terwijl hij een aankoop doet voor een hoger bedrag.
Als de vertegenwoordiger onbevoegd was, is de hoofdregel dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) niet gebonden is aan de door de vertegenwoordiger gesloten overeenkomst. Dat klinkt natuurlijk logisch, want iedereen kan zich wel voordoen als vertegenwoordiger van uw bedrijf en allerhande contracten sluiten namens u. Als de persoon die de overeenkomst afsloot daartoe niet bevoegd was, bent u niet aan de overeenkomst gebonden. Leidt de wederpartij daardoor schade, bijvoorbeeld doordat die allerlei uitvoeringshandelingen heeft verricht die nu niet vergoed worden, dan kan de wederpartij de schade in beginsel verhalen op de (onbevoegde) vertegenwoordiger. Wie zegt vertegenwoordiger te zijn, moet namelijk instaan voor het bestaan van de volmacht.
Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid
In de praktijk ligt het vaak wat minder duidelijk. Dat was ook het geval in deze zaak waarover de Hoge Raad uitspraak deed. De vraag was of de partij aan wie via een vertegenwoordiger een opdracht was verstrekt erop mocht vertrouwen dat voor het verstrekken van die opdracht een volmacht was verleend.
Het ging in die zaak om het volgende (waarbij ik de casus wat heb vereenvoudigd en enkele namen aangepast zijn).
Casus: korte beschrijving
Jansen werkt als zzp-er regelmatig voor Jansen en Pietersen B.V., die ik verder JP B.V. zal noemen. Jansen heeft geen aandelen in JP B.V. Namens JP B.V. geeft Jansen een bemiddelingsopdracht aan CNB (Coöperatieve Nederlandse Bloembollencentrale) voor het verkopen van een sub-licentie voor de teelt van een bepaald soort lelie. Via bemiddeling van CNB komt er een overeenkomst tot stand tussen JP B.V. en een koper. Achteraf zegt JP B.V. dat Jansen geen volmacht had voor het verstrekken van de bemiddelingsopdracht aan CNB en dat de met de koper gesloten overeenkomst voor haar ongunstig was. JP B.V. stelt CNB aansprakelijk voor schade. CNB verweert zich met de stelling dat zij erop mocht vertrouwen dat Jansen wel bevoegd was.
Op de hierboven al genoemde hoofdregel dat zonder (toereikende) volmacht geen overeenkomst tot stand komt, bestaat namelijk een uitzondering als er sprake is van opwekte schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Die uitzondering houdt in dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) zich niet kan beroepen op het ontbreken van een volmacht als aan alle volgende drie voorwaarden wordt voldaan:
- de wederpartij vertrouwde erop dat er een (toereikende) volmacht bestond,
- dit vertrouwen van de wederpartij was onder de omstandigheden van het geval redelijk en verantwoord,
- het ontstaan van dat vertrouwen kan aan de vertegenwoordigde (het bedrijf) worden toegerekend.
Toerekening aan het bedrijf / de vertegenwoordigde
De laatstgenoemde voorwaarde houdt in dat het bedrijf (de vertegenwoordigde) verantwoordelijk kan worden gehouden voor het ontstaan van het vertrouwen bij de wederpartij dat de vertegenwoordiger bevoegd was. Het ontstaan van dit vertrouwen wordt aan het bedrijf (de vertegenwoordigde) toegerekend.
Die toerekening kan enerzijds het gevolg zijn van een verklaring of gedraging van de vertegenwoordigde, kortom een ‘toedoen’ van het bedrijf (de vertegenwoordigde). Dit is uitgewerkt in artikel 3:61 lid 2 BW.
Anderzijds kan die toerekening ook worden gebaseerd op andere feiten en omstandigheden dan een verklaring of gedraging als die voor risico komen van het bedrijf (de vertegenwoordigde). In dat geval moet het redelijk en verantwoord zijn dat daardoor bij de wederpartij de indruk is ontstaan dat de vertegenwoordiger bevoegd was. Deze vorm van toerekening volgt uit jurisprudentie van de Hoge Raad die is gebaseerd op een ruime uitleg van de wet.
Casus: het oordeel van de rechter
Het verweer van CNB kwam erop neer dat er sprake was van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Zowel de rechtbank als het hof en de Hoge Raad gaven CNB hierin gelijk. Hiervoor was bepalend dat Jansen vaker namens JP B.V. bemiddelingsopdrachten aan CNB had verstrekt en dat JP B.V. nooit aan CNB had medegedeeld dat Jansen niet bevoegd was of dat zijn volmacht beperkt was. Een van belang zijnde bijzonderheid was ook nog dat de naam van Jansen voorkwam in de bedrijfsnaam van JP B.V. Het was onder deze omstandigheden logisch dat CNB erop had vertrouwd dat Jansen bevoegd was om de bemiddelingsopdracht te geven.
Dat JP B.V. niet vooraf aan CNB had medegedeeld dat Jansen geen volmacht had of dat zijn volmacht beperkt was, terwijl bekend was dat hij namens JP B.V. met CNB contact had over de te verstrekken opdracht kan gezien worden als een gedraging van JP B.V. Ook een ‘niet-doen’ is namelijk een gedraging. Daarnaast valt het feit dat Jansen veelvuldig was opgetreden als vertegenwoordiger bij het verstrekken van andere bemiddelingsopdrachten aan CNB binnen de risicosfeer van JP B.V. Hetzelfde kan gezegd worden over de naamsvermelding van Jansen in de bedrijfsnaam van JP B.V.
Welke lessen kunt u nu hieruit trekken (met name als er grote belangen op het spel staan)?
Tips
Voor het bedrijf (de vertegenwoordigde)
- Laat bij zowel de vertegenwoordiger als uw wederpartij geen onduidelijkheid ontstaan over de vraag wie waarover namens u mag onderhandelen.
- Leg de bevoegdheden van uw vertegenwoordigers schriftelijk vast.
- Schrijf uw vertegenwoordigers en de inhoud van hun volmacht in bij het handelsregister.
- Tolereer geen praktijk waarbij medewerkers zonder toereikende volmacht overeenkomsten aangaan.
Voor de vertegenwoordiger
- Vraag om een duidelijke volmacht en instructies.
- Maak de inhoud van de volmacht bekend aan vertegenwoordigers van partijen waarmee wordt onderhandeld.
- Respecteer de beperkingen van de volmacht en vraag indien nodig om een aanvullende volmacht.
Voor de wederpartij
- Controleer altijd of de vertegenwoordiger een volmacht heeft.
- Check de inhoud van de volmacht (staat in het handelsregister geen toereikende volmacht, vraag dan een kopie bij de vertegenwoordigde).
- Vraag door bij onduidelijkheden of twijfel.