De komende maanden staan bij veel organisaties weer in het thema van het opstellen van het jaarverslag. Door middel van het jaarverslag legt het bestuur rekening en verantwoording af over het beleid van het afgelopen (boek)jaar. Het jaarverslag bestaat uit twee delen: de jaarrekening en het bestuursverslag. De jaarrekening geeft in grote lijnen weer hoe het afgelopen jaar financieel verlopen is, terwijl het bestuursverslag de werkzaamheden in kaart brengt en informeert over de ontwikkelingen binnen de organisatie. Het bestuursverslag wordt vastgesteld door het bestuur en wordt vervolgens ter bespreking voorgelegd. De jaarrekening moet worden vastgesteld door de AvA*. Dit vindt doorgaans plaats in de jaarvergadering.

*of in geval van een vereniging ALV of Ledenraad

Het bestuur legt dus rekening en verantwoording af door middel van beide verslagen. Tijdens de vergadering wordt de AvA in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen aan het bestuur over het gevoerde  beleid van het afgelopen jaar. Uiteindelijk wordt de AvA gevraagd de jaarrekening vast te stellen.

Vaststelling jaarrekening

De jaarrekening moet een getrouw beeld geven van de financiële situatie van de onderneming. Dit houdt in dat de cijfers moeten kloppen met de inkomsten en uitgaven en de waardeontwikkeling van de onderneming. Als dit het geval is, is er geen reden om de jaarrekening niet vast te stellen.

Ondanks dat kan het zijn dat de AvA het niet eens met de manier waarop het geld is uitgegeven. Dit kan dan consequenties hebben voor het verlenen van decharge aan het bestuur (en indien aanwezig, de toezichthouder). Vaststelling van de jaarrekening houdt niet automatisch dechargeverlening in. Dit punt dient apart op de agenda te staan, na de vaststelling van de jaarrekening, en vereist dus een aparte besluitvorming.

Decharge

Het verlenen van decharge houdt in dat de onderneming het bestuur (en indien aanwezig, de toezichthouder) kwijting verleent voor het gevoerde beleid (c.q. toezicht). Hiermee doet de onderneming afstand van de mogelijkheid om het bestuur (en toezichthouder) aansprakelijk te stellen voor schade door (eventuele) onbehoorlijke taakvervulling.

Het komt er in gewoon Nederlands op neer dat als het gevoerde beleid heeft geleid tot schade waarvoor het bestuur (en toezichthouder) aansprakelijk zou kunnen zijn, dit reden kan zijn om geen decharge te verlenen. Dit is het geval wanneer is sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur en grove fouten zijn gemaakt, zoals in bovengenoemd voorbeeld. Een andere reden tot het onthouden van decharge is, hoewel zowel het bestuursverslag als de jaarrekening een getrouw beeld geven van de werkelijkheid, wanneer het vermoeden bestaat dat er iets achtergehouden wordt. Bijvoorbeeld als er een pand verkocht is voor een lagere prijs dan de aandeelhouders verwacht hadden en de kopende partij een nauwe relatie of familielid van de bestuurder blijkt te zijn. De aandeelhouders kunnen dan vragen dat de bestuurder eerst aantoont dat het pand niet te goedkoop van de hand is gedaan, voordat decharge wordt verleend.

Er bestaat geen reden tot het onthouden van decharge is wanneer er weliswaar afgeweken is van het vooraf bepaalde beleid, maar dit niet heeft geleid tot financiële schade, zoals in navolgend voorbeeld.

Consequenties van decharge

Zoals gezegd, resulteert het verlenen van decharge dus in ontslag van aansprakelijkheid van de bestuurder voor al zijn handelen, waarover verantwoording is afgelegd in het jaarverslag. Dit houdt in dat de decharge alleen verleend is over zaken waarvan melding is gemaakt. Echter, decharge heeft slechts werking ten opzichte van de onderneming en dus niet ten opzichte van derden die schade hebben geleden.

Wilt u meer weten over wat er allemaal komt kijken bij een jaarvergadering? Lees dan de onderstaande artikelen uit onze serie hierover, of download het whitepaper waarin alle artikel zijn opgenomen.

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Is uw vraag nog niet beantwoord of heeft u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

In de praktijk blijkt veel onduidelijkheid te zijn rondom vergaderingen van de OR met de ondernemer, de zogeheten 'overlegvergadering'. Maar wat is nu precies over overlegvergadering en met welke regels moet hierbij rekening gehouden worden?

Definitie overlegvergadering

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat op sommige momenten / onderwerpen overleg plaats moet vinden tussen de ondernemingsraad (OR) en de ondernemer^[1]. Dit overleg heet ‘overlegvergadering’. Dit prachtige pleonasme^[2] is dus niet een vrijblijvende term, maar de wettelijke term voor de officiële vergadering tussen OR en ondernemer, en hier zijn dus ook wettelijke voorschriften aan verbonden.

Wanneer

Zowel de OR als de ondernemer kunnen het initiatief nemen voor een overlegvergadering. De overlegvergadering moet plaatsvinden binnen twee weken na een (gemotiveerd) verzoek daartoe. In het verzoek moeten de onderwerpen worden vermeld (art. 23, lid 1 WOR). Die onderwerpen moeten weliswaar betrekking hebben op de onderneming, maar dat kan ruim uitgelegd worden.

In ieder geval dient twee maal per jaar een overlegvergadering plaats te vinden waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken (art. 24, lid 1 WOR). Daarin deelt de ondernemer ook alvast mee welke besluiten, waarvoor de OR een adviesrecht of een instemmingsrecht heeft, de ondernemer verwacht te zullen gaan nemen en worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming daarover wordt betrokken.

In ondernemingen waar ten minste 100 personen werkzaam zijn, moet minstens eenmaal per jaar in een overlegvergadering de hoogte van de beloningen binnen de ondernemingen (per verschillende groep) en de ontwikkeling van de beloningsverhouding ten opzichte van het vorige jaar besproken worden (art. 23, lid 2, 2e zin WOR). Hierover moet de ondernemer schriftelijke informatie aan de OR geven (art. 31d, lid 1 WOR). De ondernemer dient de OR daarbij ook te informeren over de arbeidsvoorwaarden van het bestuur en over het totaal van de vergoedingen dat aan de RvC/RvT wordt betaald (art. 31d, lid 2 WOR). Het ligt voor de hand om dit onderwerp te bespreken tijdens de hiervoor genoemde bespreking van de algemene gang van zaken.

Verder moet een overlegvergadering gehouden worden in de volgende gevallen:

• als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van de onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR);
• als de ondernemer voornemens is een bestuurder te benoemen of te ontslaan (art. 30 WOR);
• als de OR een voorstel heeft gedaan over een aangelegenheid met betrekking tot de onderneming;
• als de ondernemer voornemens is een besluit te nemen over een van onderwerpen ten aanzien waarvan de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR).

Wie

Namens de ondernemer is het statutaire bestuur (of een delegatie uit het bestuur) aanwezig. Heeft de ondernemer één bestuurder, maar is die verhinderd om aanwezig te zijn, dan kan hij zich laten vervangen door een commissaris of door een lid van het (hoger) management (bijvoorbeeld het hoofd personeelszaken) (art. 23, lid 4 en lid 5 WOR).  

Ook is het wettelijk verplicht dat bij een aantal overlegvergaderingen één of meer commissarissen aanwezig zijn (art. 24, lid 2 WOR). Dit is afhankelijk van de te bespreken onderwerpen. De aanwezigheidsplicht geldt voor de overlegvergaderingen waarin gesproken wordt over de algemene gang zaken, het beloningsbeleid, besluiten waarvoor de OR een adviesrecht heeft (art. 25, lid 1 WOR), en besluiten tot benoeming en ontslag van bestuurders. Het komt erop neer dat de commissarissen minimaal twee maal per jaar aanwezig moeten zijn, namelijk bij de vergaderingen waarin algemene gang van zaken aan de orde is. Het kunnen er dus wel meer zijn. Bij vergaderingen waarin uitsluitend besluiten aan de orde zijn waarover de OR een instemmingsrecht heeft (art. 27, lid 1 WOR), en/of voorstellen van de OR besproken worden, hoeven commissarissen niet aanwezig te zijn.

Op de aanwezigheidsplicht van commissarissen bestaan twee uitzonderingen:

• als de OR in een bepaald geval ontheffing verleent (een generieke ontheffing voor alle toekomstige overlegvergaderingen of voor de overlegvergaderingen in een bepaalde periode is niet mogelijk);
• als er in de groep vijf of meer ondernemingen zijn met een eigen OR. Deze uitzondering geldt alleen voor de overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken.

Hoewel het vaak als een onnodig en belastend wordt ervaren, moet niet uit het oog verloren worden dat zowel de OR als de commissarissen doorgaans beide belang hebben bij dit contact, om elkaars visie of standpunten te vernemen. 

Uitvoering overlegvergadering (art. 23a WOR)

De overlegvergaderingen worden beurtelings voorgezeten door de ondernemer en de voorzitter van de OR. Hierover kunnen ook andere afspraken worden gemaakt. De secretaris van de OR is ook de secretaris van de overlegvergaderingen . Ook hierover kunnen andere afspraken gemaakt worden.

Ieder verslag van een overlegvergadering moet door zowel de ondernemer als de OR worden goedgekeurd.

De ondernemer en de OR maken gezamenlijk afspraken over de gang van zaken bij de overlegvergaderingen en over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag bekend gemaakt wordt aan de in de onderneming werkzame personen.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

^[1] De ondernemer is de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt. Dit kan ook een vereniging, stichting, coöperatie of owm zijn, en zelfs een overheidsinstelling (art. 1, lid 1, sub d, lid 1 sub c WOR).

^[2] In de wandelgangen wordt gezegd dat Dries van Agt de term als compromis heeft verzonnen, bij de grootste wijziging van de WOR in 1979.

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

Dit (voorlopig) laatste deel van deze reeks gaat over de notulen en de vastlegging van buiten vergadering genomen besluiten. 

Bij vergaderingen horen notulen. Dat lijkt vanzelfsprekend. Het is daarom opmerkelijk dat de wet geen bepaling kent die het houden van notulen expliciet verplicht. De wet bepaalt slechts dat het bestuur aantekening moet houden van de besluiten die zijn genomen in de algemene vergadering (artikel 2:230, lid 4 BW). 

Aantekening van genomen besluiten

Deze aantekeningen moeten op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen van de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. Zij hoeven overigens niet naar het kantoor van de vennootschap te gaan om de aantekeningen in te zien. Zij mogen ook een afschrift of uittreksel van die aantekeningen opvragen. De vennootschap mag daarvoor ten hoogste de kostprijs daarvan in rekening brengen. Voor het uitoefenen van deze rechten maakt het niet uit of de aandeelhouders en de andere vergadergerechtigden al dan niet op de betreffende algemene vergadering aanwezig zijn geweest.

Dat de wet alleen expliciet verplicht tot het vastleggen (aantekening houden) van besluiten, betekent niet dat er nooit notulen gemaakt moeten worden. Wat is eigenlijk het verschil tussen aantekening houden van besluiten en het maken van notulen? Het houden van aantekening van de genomen besluiten beperkt zich tot het opschrijven van de genomen besluiten. Het is kortom de besluitenlijst.  Daaronder valt niet wat er verder ter vergadering is besproken. De overwegingen en achtergronden die tot een besluit hebben geleid behoeven geen onderdeel uit te maken van de besluitenlijst. Die worden doorgaans wel opgenomen in notulen. Het kan later juist heel belangrijk zijn om de overwegingen die vooraf gegaan zijn aan het besluit terug te kunnen lezen.

Notulen

Onder notulen wordt verstaan een kort schriftelijk verslag van een vergadering (Van Dale), dan wel een geschreven verslag van wat gezegd is tijdens een vergadering (Woorden.org). Daaruit volgt dat notulen uitgebreider zijn dan de besluitenlijst. De notulen bevatten een samenvatting van hetgeen tijdens de vergadering aan de orde is geweest. Daaronder vallen dus ook een eventueel gegeven toelichting bij een (voorstel voor een te nemen) besluit, de door de aanwezigen ingenomen standpunten en de daarover gevoerde discussie. Samen zijn dit de beraadslagingen van een vergadering.

De praktijk bewijst dat het nuttig en verstandig is om (algemene) vergaderingen te notuleren en niet slechts een besluitenlijst te maken. Het hebben van notulen kan zijn dienst bewijzen als er geschillen rijzen over wat er is besproken of afgesproken. Ook voor het achteraf beoordelen van het functioneren van de vennootschap of van bepaalde organen of functionarissen van de vennootschap zijn notulen van belang. Dat speelt bijvoorbeeld in enquêteprocedures en in procedures over de aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen.

Hoewel de wet daartoe niet expliciet verplicht, kan er toch een juridische verplichting bestaan om notulen te maken. In de eerste plaats is die verplichting vaak in de statuten opgenomen. Maar ook zonder een dergelijke statutaire verplichting mag worden aangenomen dat de normen van goed ondernemingsbestuur (good corporate governance) met zich meebrengen dat algemene vergaderingen worden genotuleerd. Het hangt van de omstandigheden van het geval af hoe uitgebreid de notulen moeten zijn. Het is lastig om daar algemene richtlijnen voor te geven. Eentje wil ik toch wel noemen: Is er maar één aandeelhouder, dan kunnen de notulen beperkt zijn. Zijn er meer aandeelhouders, dan zal eerder de behoefte bestaan aan uitgebreidere notulen, vooral met betrekking tot aangelegenheden waarover de aandeelhouders verschillend denken.

Praktijktips

Voor de inhoud van de notulen kunnen enkele tips gegeven worden. Sommige komen misschien over als een open deur, maar de ervaring leert dat ook op die onderdelen het in de praktijk mis kan gaan:

• vermeld de statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
• noem de locatie en de datum van de vergadering
• neem op wie aanwezig zijn – eventueel met verwijzing naar een aangehechte (getekende) presentielijst – en hun hoedanigheid
• vermeld de wijze van oproeping voor de vergadering
• neem op of voldaan is aan de formele voorschriften voor de vergadering, zoals de plaats, de termijn van oproeping, quorum e.d., zodat rechtsgeldige besluiten kunnen worden gehouden
• zorg voor een zorgvuldige vastlegging van de genomen besluiten en vermeld per besluit wat de uitslag van de stemming is
• maak een samenvatting van het hetgeen besproken is, die ook voor degenen die niet aanwezigen waren begrijpelijk is

Notulen moeten ten minste bevatten de belangrijkste discussiepunten (met argumenten pro en contra), de redenen voor de genomen beslissing, of en in welke zin de bestuurders en commissarissen gebruik hebben gemaakt van hun adviserende stem, en een korte samenvatting van de ingewonnen adviezen van deskundigen. Als er ten aanzien van een te nemen besluit sprake is van tegenstrijdige belangen, is het raadzaam daar melding van te maken.

Vaststellen van de notulen

Voor het vaststellen van de notulen bestaan in de praktijk de volgende twee hoofdvormen. De notulen worden ofwel vastgesteld en ondertekend door de voorzitter, al dan niet samen met de secretaris/notulist, ofwel vastgesteld tijdens de volgende vergadering. Bevatten de statuten een verplichting tot het notuleren van algemene vergaderingen, dan zullen zij ook vaak voorschrijven op welke wijze de notulen moeten worden vastgesteld.

Notarieel proces-verbaal

De notulen kunnen ook worden opgenomen in een notarieel proces-verbaal. In dat geval is een notaris ter vergadering aanwezig. Na afloop maakt de notaris een notariële akte op met daarin een verslag van de vergadering. Notulen die in een notariële akte worden opgenomen hebben een sterkere bewijskracht.

De voorzitter

Een goede leiding van de vergadering door de voorzitter komt het notuleren ten goede. De voorzitter moet uiteraard zorgen voor een ordelijk verloop van de vergadering. Daarnaast ziet de voorzitter erop toe dat de voorstellen waarover gestemd wordt duidelijk zijn geformuleerd. De voorzitter moet ook vaststellen wat de uitslag is van een stemming. Dit moet ervoor zorgen dat er geen misverstand ontstaat over de vraag of een besluit benomen is en wat de inhoud daarvan is.

De wet bepaalt dat de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag en de inhoud van een genomen besluit beslissend is (artikel 2:13, lid 3 BW). Wordt onmiddellijk daarna door een van de aanwezigen de juistheid betwist van de door de voorzitter uitgesproken stemmingsuitslag of inhoud van het besluit, dan moet er opnieuw gestemd worden wanneer één van de aanwezige stemgerechtigde dat wenst. Heeft de eerste stemming hoofdelijk of schriftelijk plaatsgevonden, dan is voor een herstemming een meerderheid van de vergadering nodig.

De voorzitter bepaalt ook wie er behalve de vergadergerechtigden nog meer bij de algemene vergadering aanwezig mogen zijn. Algemeen aanvaard principe is dat vergadergerechtigden altijd een advocaat, notaris of accountant als adviseur moet kunnen meenemen.

De wet bepaalt niet wie de voorzitter is. In de statuten staat daarover vaak wel een bepaling.  Zo niet, dan beslist de vergadering zelf wie de voorzitter is. Het besluit tot benoeming van een voorzitter hoeft overigens niet geagendeerd te worden.

Besluitvorming buiten vergadering

Aandeelhouders hoeven voor het nemen van besluiten niet per se bij elkaar te komen. Ook buiten vergadering kunnen zij besluiten nemen. De wet stelt daarvoor wel enkele bijzondere eisen (artikel 2:238 BW).

Alle vergadergerechtigden moeten ermee hebben ingestemd dat het besluit buiten vergadering genomen wordt, waardoor over het besluit niet in een vergadering wordt beraadslaagd. Die instemming van de vergadergerechtigden mag ook elektronisch gegeven worden, tenzij de statuten dit uitsluiten.

Daarnaast moeten de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Elektronisch stemming is toegestaan, tenzij de statuten dat uitsluiten. Als alternatief voor het schriftelijk (of elektronisch) stemmen mag men het besluit ook schriftelijk (of elektronisch) vastleggen met vermelding van de wijze waarop door de stemgerechtigden is gestemd. In dat geval is het ook mogelijk dat de stemgerechtigden telefonisch stemmen. Ondertekening van het besluit door de stemgerechtigden is niet nodig. Het is uiteraard wel aan te bevelen dat dan goed wordt gedocumenteerd hoe de procedure is verlopen en hoe iedere stemgerechtigde heeft gestemd.

Voor het nemen van een besluit buiten vergadering geldt dezelfde meerderheidsvereiste als voor het nemen van het besluit in een vergadering. Het is dus niet noodzakelijk dat voor besluiten buiten vergadering in alle gevallen unanimiteit vereist is.

Ook moeten bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld zijn om advies uit te brengen. Het ligt voor de hand dat deze adviezen ter kennis gebracht worden aan alle vergadergerechtigden voordat zij aangeven of zij instemmen met besluitvorming buiten vergadering.

Is uw vraag nog niet beantwoord of heeft u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: stemrecht en besluitvorming

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Vandaag, 1 juli 2021, treedt de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen in werking. Alleen niet op alle onderdelen. De bepalingen met betrekking tot de het instellen van een one-tierboard bij verenigingen, stichtingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn tot nader order uitgesteld. De reden hiervan is dat de Kamer van Koophandel de technische mogelijkheid (aangeven of een bestuurder uitvoerend of niet-uitvoerend is) hiervoor nog niet op orde heeft.Op dit moment is dat alleen nog voor BV en NV ingericht. De inwerkingtreding van deze bepalingen is dus afhankelijk van wanneer de Kamer van Koophandel deze technische mogelijkheid heeft ingeregeld. Het is nog niet duidelijk wanneer dit zal zijn.

Wilt u meer weten over de WBTR en/of de one-tier board, lees dan onderstaande blogjes:

• One- or two-tierboard?
• Nieuwe wet regelt bestuurdersaansprakelijkheid bij verenigingen en stichtingen
• Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen aangenomen
• Wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen aangenomen door Tweede Kamer

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.