In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In alweer deel 5 van deze serie licht ik de mogelijkheid van elektronisch vergaderen toe.

Vergaderingen worden in beginsel fysiek gehouden

In beginsel vinden vergaderingen van aandeelhouders fysiek plaats. Dat houdt in dat op hetzelfde moment op één plek de aandeelhouders (en andere vergadergerechtigden) samen komen om te vergaderen. Maar de wet maakt het ook mogelijk dat vergadergerechtigden aan de vergadering deelnemen zonder fysiek ter plaatse te zijn. Zij kunnen daarvoor gebruik maken van een elektronisch communicatiekanaal.

In verband met de COVID-19 pandemie is er nu ook een tijdelijke regeling waardoor de vergadering helemaal digitaal plaats kan vinden. De deelnemers hoeven helemaal niet meer fysiek bijeen te komen. Iedereen kan vanaf een andere locatie via een elektronisch communicatiekanaal aan de vergadering deelnemen.

Hierna zal ik eerst de gewone wettelijke regeling bespreken voor het elektronisch deelnemen aan een fysieke vergadering. Vervolgens zal ik uitleggen hoe de tijdelijke regeling werkt voor vergaderingen die volledig digitaal gehouden worden.

Elektronisch vergaderen: de gewone regeling uit de wet

Deelnemen aan een aandeelhoudersvergadering via een elektronisch communicatiemiddel is alleen mogelijk als de statuten die mogelijkheid bieden (art. 2:227a BW). Het is dan nodig dat de vergadergerechtigde die op die manier aan de vergadering deelneemt via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Men moet nu eenmaal kunnen vaststellen wie aan de vergadering deelnemen.

Het communicatiemiddel dat hiervoor wordt gebruikt moet het mogelijk maken om rechtstreeks (life) kennis te nemen van de verhandelingen in de vergadering en het stemrecht uit te oefenen (voor zover de vergadergerechtigde dat heeft). Door de wet wordt niet vereist dat een vergadergerechtigde ook kan deelnemen aan de beraadslagingen (zelf het woord voeren). De statuten kunnen die eis wel stellen.

In de statuten kunnen voorwaarden gesteld worden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Zulke voorwaarden kunnen ook in een ander document vastgelegd worden, mits die bevoegdheid om dat te doen zijn grondslag vindt in de statuten. Zo kan bijvoorbeeld in de statuten aan het bestuur de bevoegdheid gegeven worden om zulke voorwaarden te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het kiezen van de te gebruiken software.

Indien er aanvullende voorwaarden (in de statuten of zo’n ander document) gelden, dan dienen die bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt te worden.

Een vergadergerechtigde mag zelf kiezen of hij fysiek aanwezig wil zijn of elektronisch aan de vergadering wil deelnemen. Dit laatste kan – zoals hiervoor is uitgelegd – uiteraard alleen als de statuten die toestaan. Niemand kan worden geweigerd fysiek aanwezig te zijn. Zoals we dat straks zullen zien, is dat onder de tijdelijke regeling i.v.m. COVID-19 anders.

Daarnaast kunnen de statuten het mogelijk maken dat er voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel wordt gestemd (art. 2:227b BW). Deze stemmen mogen echter niet eerder dan op de dertigste dag voor de vergadering uitgebracht worden. et is de vraag of in de praktijk behoefte bestaat aan deze regeling.

Elektronisch vergaderen: tijdelijke regeling

In verband met COVID-19 werd het wenselijk om fysieke bijeenkomsten zoveel mogelijk te beperken. De eerder genoemde tijdelijke regeling voorziet erin dat bij alle vennootschappen geheel of gedeeltelijk digitaal vergaderd kan worden, ook als de statuten van de BV daarin niet voorzien.

Het bestuur kan dus bepalen om in plaats van een fysieke vergadering een geheel of gedeeltelijke elektronische vergadering kan houden. Bij een geheel elektronische vergadering nemen alle deelnemers via een elektronische verbinding deel aan de vergadering. In geval van een gedeeltelijk elektronische vergadering zal een deel van de deelnemers (te denken valt aan de voorzitter, bestuurder en commissarissen) fysiek bij elkaar zijn, en de rest deelnemen via elektronische weg.

Aan beide vormen is wel een aantal voorwaarden verbonden:

1. Bij de oproeping wordt vermeld dat de vergadering elektronisch zal plaatsvinden.
2. De vergadergerechtigden moeten de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen.
3. De vergadergerechtigden moeten vooraf (tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering) in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Dit kan schriftelijk of elektronisch vormgegeven worden.
4. Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord. De antwoorden moeten ook op een andere elektronische wijze toegankelijk worden gemaakt voor de vergadergerechtigden (bijvoorbeeld d.m.v. e-mail of plaatsing op de website). Op deze manier kunnen de vergadergerechtigden de antwoorden betrekken bij het uitbrengen van hun stem.
5. Tijdens de vergadering moet het mogelijk zijn om via elektronische weg of op een andere wijze aanvullende vragen te stellen. De voorzitter van de vergadering kan anders bepalen.

De regeling heeft ook gevolgen voor het uitbrengen van stemmen. Het bestuur kan bepalen op welke wijze de stemmen kunnen worden uitgebracht. Dit kan inhouden dat de stemmen uitsluitend via elektronische weg tijdens de vergadering kunnen worden uitgebracht. Het bestuur kan echter ook bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering via elektronische weg worden uitgebracht meegenomen kunnen worden met de stemmen die op de vergadering zelf worden uitgebracht. Dit moet wel duidelijk bij de oproeping van de vergadering worden vermeld.

De regeling die als tijdelijk is bedoeld, is inmiddels enkele malen verlengd. Het is te verwachten dat dit zo blijft totdat de maatregelen afgeschaft zijn.

Tip: neem mogelijkheid tot digitaal vergaderen op bij de eerstvolgende statutenwijziging

Er is inmiddels al zoveel ervaring met digitaal vergaderen, en hoewel fysiek vergaderen bij velen nog steeds de voorkeur geniet, is het wel aan te raden om ervoer na te denken om deze mogelijkheid op te nemen in de statuten bij de eerstvolgende statutenwijziging. Er zijn altijd omstandigheden denkbaar waarbij het prettig is om uit te wijken naar deze mogelijkheid om geheel of gedeeltelijk digitaal te kunnen vergaderen.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 4: vergaderrecht en vergadergerechtigden

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Sinds september 2020 zijn organisaties verplicht om in het UBO register te melden wie de UBO is. Voor organisaties die na 27 september 2020 gestart zijn, is de verplichting direct ingegaan. Reeds langer bestaande organisatie hebben tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd om aan deze verplichting te doen. Het hier niet aan voldoen, wordt gezien als economisch delict. Organisaties die hier op 27 maart 2022 nog niet aan voldaan hebben, zullen een reminder krijgen om hier binnen een maand alsnog aan te voldoen, anders volgt er een boete.

Wat is een UBO

UBO staat voor Ultimate Benificial Owner, of in goed Nederlands uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit zijn natuurlijke personen die een (in)direct belang hebben van 25% of meer van het kapitaal, danwel op een andere wijze feitelijke zeggenschap kan uitoefenen bij deze organisatie. Een organisatie kan één of meerdere UBO’s hebben.

Bepalen UBO’s  

Op de website van de Kamer van Koophandel kun je per rechtsvorm checken wie als UBO aangemerkt moet worden.

• UBO's bepalen van een bv, nv, Europese nv of Europese cv
• UBO's bepalen van een stichting
• UBO's bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
• UBO's bepalen van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

Pseudo-UBO

Er moet altijd tenminste een UBO zijn van een organisatie. De wet kent een aantal criteria om vast te stellen wie dit is / zijn. Leiden deze criteria niet tot een UBO, dan moet een pseudo-UBO ingeschreven worden. In Nederland komt dit erop neer dat dit alle statutair bestuurders van een rechtspersoon zijn of alle vennoten bij een personenvennootschap.

Lees ook onze andere blogs over de de UBO:

Deadline UBO-registratie komt in zicht: 27 maart 2022

Waarom een bestuurder van een stichting vaak een UBO is

Onze aandelen zijn gecertificeerd via een STAK. Wie is dan onze UBO?

Wat is een PEP?

Wat moet je weten over de UBO (registratie)?

Verplichte registratie UBO vanaf 27 september 2020 een feit

Heeft u hulp nodig bij het bepalen van de UBO of bij de inschrijving, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Een korte beschouwing naar aanleiding van het Shell-vonnis van de rechtbank Den Haag

In Nieuwsuur van 27 mei 2021 klaagde Jeroen van der Veer, oud topman van Shell, dat de rechtbank Den Haag met het vonnis van 26 mei 2021 op de stoel is gaan zitten van ofwel de overheid ofwel de bestuurders van bedrijven. Deze kritiek wordt ook door anderen gedeeld. En ook bij eerdere baanbrekende rechterlijke uitspraken, zoals de Urgenda-zaak, waren soortgelijke geluiden te horen.

Van der Veer vatte het heel bondig samen: “De overheid maakt wetten. Burgers en bedrijven moeten handelen binnen die wetten. En als dat niet gebeurt, dan moet de rechter de wet toepassen. Dan krijg je een boete of moet je het gevang in.”

Open normen

Binnen een strikte toepassing van de trias politica (de driemachtenleer) zou dit een correcte samenvatting zijn. Maar dat is niet zoals het in Nederland is geregeld. In Nederland hebben rechters ook een taak bij de rechtsontwikkeling. Ook rechters hebben dus de mogelijkheid, die niet onbeperkt is, om rechtsregels te maken.

Dat gebeurt bijvoorbeeld doordat de wetgever in de wet open normen opneemt. Die open normen zijn bewust vaag gehouden en moeten door de rechter in concrete gevallen worden ingevuld aan de hand van alle omstandigheden van het geval.

Het begrip ‘zorgvuldigheid die in het maatschappelijk verkeer betaamt’ is een duidelijk voorbeeld van zo’n open norm. Je pleegt niet alleen een onrechtmatige daad als je inbreuk maakt op een recht van een ander of handelt in strijd met een wettelijke plicht. De wet bepaalt dat het ook onrechtmatig is als je in strijd handelt met hetgeen volgens ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt. Als je niet handelt in overeenstemming met ongeschreven gedragsnormen. Bijvoorbeeld, je creëert een gevaarlijke situatie, of laat die voortbestaan, waardoor iemand anders letsel kan oplopen of een voorwerp van een ander beschadigd kan raken. Dit kan, afhankelijk van de omstandigheden van het geval, onrechtmatig zijn. Er wordt dan gekeken naar de aard van de gedraging, de kans op schade en de ernst daarvan, en hoe bezwaarlijk of gebruikelijk het is om (voorzorgs-)maatregelen te treffen.

Rechtsontwikkeling

Het is een goede zaak dat de rechter de ruimte heeft om rechtsregels nader in- of aan te vullen. De wetgever kan immers niet voor alle gevallen een passende oplossing bedenken en rechters hebben reeds meermalen laten zien een nuttige bijdrage te kunnen leveren aan de rechtsontwikkeling. Er zijn talloze voorbeelden te noemen van wettelijke bepalingen die zijn ingevoerd, nadat de betreffende rechtsregel eerst door rechters waren bedacht en opgenomen in rechterlijke vonnissen. Ook de wettelijke norm ‘zorgvuldigheid die in het maatschappelijk verkeer betaamt’ is daarvan een voorbeeld. Deze norm werd reeds in 1919 door de Hoge Raad geformuleerd en in 1992 in de wet opgenomen.

Ja, want....

In Nederland is aan de rechter dus een taak gegeven bij de rechtsontwikkeling. Het door onder meer Van der Veer gemaakte verwijt dat de rechter in het recente Shell-vonnis op de stoel van de wetgever is gaan zitten is dus niet terecht. De rechter zit dus goed op die stoel. Het behoort tot zijn taak om dat, indien nodig, te doen.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.

Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.

Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.

In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In de voorgaande blogs in deze serie over de algemene vergadering van aandeelhouders is al enkele malen de term vergadergerechtigden gevallen. Hoogste tijd nu om dat begrip te gaan toelichten. Allereerst zal ik toelichten wat het vergaderrecht inhoudt. En vervolgens komt aan de orde aan wie dit recht toekomt. Met andere woorden: wie zijn de vergadergerechtigden?

Vraag: wat is het vergaderrecht?

Onder het vergaderrecht wordt verstaan het recht om de algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren (art. 2:227 lid 2 BW). Hiervoor kan men zelf naar de algemene vergadering gaan. Maar men mag ook iemand anders een volmacht geven om dat te doen. Die volmacht dient op schrift te staan of elektronisch verstrekt te worden, bijvoorbeeld in een e-mail.

De mogelijkheid om zich in een algemene vergadering te laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde kan in de statuten beperkt worden. Dat kan wenselijk zijn, omdat je in een besloten samenwerkingsverband misschien niet wil dat buitenstaanders als gevolmachtigden in een algemene vergadering aanwezig zijn. Maar de mogelijkheid om zich door een ander te laten vertegenwoordigen mag niet volledig worden afgenomen. Het moet ten minste worden toegestaan dat een vergadergerechtigde zich laat vertegenwoordigen door een advocaat, notaris, toegevoegd notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent.

Het kan voorkomen dat iemand wel een vergaderrecht heeft, maar dat toch niet mag uitoefenen. Het vergaderrecht is dan opgeschort. Dat is het geval wanneer een vergadergerechtigde een wettelijke of statutaire verplichting niet naleeft. Deze mogelijkheid van opschorting van het vergaderrecht moet dan wel in de statuten staan.

Soms bepalen de statuten dat als een vergadergerechtigde een algemene vergadering wil bijwonen hij of zij dat vooraf bij het bestuur moet melden. In dat geval moet in de oproeping voor de vergadering staan wanneer dit uiterlijk gemeld moet worden. Die deadline mag niet eerder zijn dan drie dagen voor de vergadering.

Stemrecht is iets anders dan vergaderrecht

Het stemrecht kan worden onderscheiden van het vergaderrecht. Stemmen worden weliswaar ter vergadering uitgebracht, maar er kunnen ook vergadergerechtigden zijn zonder stemrecht.

Vraag: wie hebben het vergaderrecht?

De volgende personen hebben vergaderrecht:

• aandeelhouders, ook als ze geen stemrecht hebben, bijvoorbeeld in geval van stemrechtloze aandelen of als op de aandelen een pandrecht of recht van vruchtgebruik is gevestigd en het stemrecht toekomt aan de pandhouder of de vruchtgebruiker;

• houders van certificaten, waaraan volgens de statuten het vergaderrecht is verbonden (de statuten kunnen bepalen dat het toekennen of wegnemen van het vergaderrecht van certificaathouders door een daartoe in de statuten aangewezen orgaan geschiedt);

• vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben;

• vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben, maar alleen als de statuten dit bepalen en bij de vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niets anders is afgesproken.

Bestuurders en commissarissen hebben geen vergaderrecht. Zij hebben in de algemene vergadering wel een raadgevende stem.

Heeft een echtgenoot van een aandeelhouder ook het recht om een algemene vergadering bij te wonen?

Die vraag zou kunnen opkomen als de aandelen in een gemeenschappelijk eigendom zijn zoals bij een gemeenschap van goederen. Aangenomen moet worden dat alleen de echtgenoot op wiens naam de aandelen staan het vergaderrecht heeft. Raadpleeg daarvoor het aandeelhoudersregister en/of de akte waarbij de aandelen overgedragen werden. Het huwelijksvermogensrecht kan dus niet het besloten karakter van een BV doorkruisen. Dit geldt evenzeer voor de echtgenoot van de certificaathouder, vruchtgebruiker of pandhouder met vergaderrecht.

In statuten wordt vaak een bepaling opgenomen dat als de aandelen tot een onverdeeldheid behoren (ze zijn dan gemeenschappelijk eigendom van meerdere personen) de deelgenoten van die onverdeeldheid (de gezamenlijke eigenaren) iemand van hen moeten aanwijzen die het vergaderrecht en andere aan de aandelen verbonden aandelen kan uitoefenen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de aandelen tot een nalatenschap behoren, die nog niet is verdeeld.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Lees ook de andere artikelen in deze serie:

Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen

Deel 2: Het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders

Deel 3: De agenda

Deel 5: Elektronisch vergaderen

Deel 6: Stemrecht en besluitvorming

Deel 7: De notulen

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.