In een BV (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) hebben de aandeelhouders het uiteindelijk voor het zeggen. Zij beslissen over de belangrijkste onderwerpen, zoals – om er maar een paar te noemen – de benoeming en ontslag van bestuurders, uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie.
Die besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel gewoon algemene vergadering genoemd, of AvA. Dat is niet alleen een bijeenkomst waarin vergaderd wordt en besluitvorming plaatsvindt, maar ook een orgaan van de vennootschap, waaraan specifieke bevoegdheden toekomen. Zie het maar als het parlement van de vennootschap.
Er komt aardig wat kijken bij het houden van de algemene vergadering van aandeelhouders. Vragen die daarbij opkomen zijn: hoe vaak moet er vergaderd worden, wie moet of mag een algemene vergadering bijeenroepen, waaraan moet de oproeping voldoen? Maar ook: wie moeten er worden uitgenodigd en wie hebben er stemrecht? En, hoe zit het met elektronische vergaderingen en besluitvorming buiten vergadering? Voor de geldigheid van de genomen besluiten is het belangrijk dat de formaliteiten in acht genomen worden. Die liggen vast in de wet en de statuten.
In de komende periode zal ik door middel van verschillende blogartikelen diverse belangrijke stappen in dit proces nader toelichten. In dit tweede blog hierover behandel ik hoe de bijeenroeping algemene vergadering moet plaatsvinden.
Vraag: Wie roept de algemene vergadering van aandeelhouders bijeen?
Het bestuur en de raad van commissarissen zijn altijd bevoegd een algemene vergadering bijeen te roepen
De wet zegt dat zowel het bestuur als de raad van commissarissen bevoegd zijn de algemene vergaderingen van aandeelhouders (ook wel algemene vergadering of AvA) bijeen te roepen. Dat staat in artikel 219 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (meestal genoteerd als art. 2:219 BW).
Voordat een algemene vergadering uitgeschreven wordt, moet er wel eerst een besluit worden genomen door het bestuur / de raad van commissarissen om een algemene vergadering te houden. Daarvoor is nodig dat alle bestuurders / commissarissen in de gelegenheid gesteld worden om deel te nemen aan de beraadslagingen daarover. Als het bestuur een besluit moet nemen, in dit geval het besluit om een algemene vergadering bijeen te roepen, dan moeten alle bestuurders hun zegje kunnen doen. Voor een besluit van de raad van commissarissen geldt uiteraard hetzelfde. De Hoge Raad heeft dit al in 1968 uitgemaakt in het zogenaamde Wijsmuller-arrest. Dit is uiteraard alleen van belang als het bestuur of de raad van commissarissen uit meer personen bestaat.
De statuten kunnen de bevoegdheid om een algemene vergadering bijeen te roepen ook toekennen aan anderen
De statuten kunnen de bevoegdheid om een algemene vergadering uit te schrijven ook toekennen aan anderen dan het bestuur en/of raad van commissarissen. Vaak wordt in de statuten bepaald dat ook iedere afzonderlijke bestuurder of commissaris bevoegd daartoe bevoegd is. Dat heeft als voordeel dat dan niet eerst door het bestuur of de raad van commissarissen een besluit genomen moet worden om zo’n vergadering bijeen te roepen. Als een bijvoorbeeld een meerderheid van het bestuur niet wil dat er een algemene vergadering wordt gehouden kunnen bestuurders die dat wel willen toch een algemene vergadering uitschrijven.
Het komt ook wel voor dat de statuten deze bevoegdheid toekennen aan aandeelhouders. Voor minderheidsaandeelhouders die niet tevens een zetel hebben in het bestuur of de raad van commissarissen kan dat een belangrijk middel zijn om hun belangen te waarborgen.
Bijeenroeping op verzoek van aandeelhouders
Als aandeelhouders in de statuten niet zelf het recht hebben gekregen om een algemene vergadering te beleggen, dan kunnen zij aan het bestuur en/of aan de raad van commissarissen verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen. Dat staat in art. 2:220 BW.
De aandeelhouder(s), die dit wil(len) moet(en) (gezamenlijk) ten minste 1 % van alle geplaatste aandelen bezitten. In de statuten kan deze 1%-drempel op een lager niveau gesteld worden. Het verzoek moet schriftelijk of elektronisch gedaan worden en een nauwkeurige opgave bevatten van de te behandelen onderwerpen. Het verzoek mag alleen afgewezen worden als het verzoek botst met een zwaarwichtig belang van de vennootschap. Zo niet, dan moet de algemene vergadering binnen vier weken na het verzoek gehouden worden. In de statuten kan hiervoor een kortere termijn bepaald zijn.
Wordt het verzoek niet ingewilligd, dan kunnen de aandeelhouders bij de voorzieningenrechter een verzoek indienen om te worden gemachtigd zelf een algemene vergadering bijeen te roepen. Zie art. 2:221 BW. De voorzieningenrechter wijst het verzoek af als een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen het houden van een algemene vergadering verzet.
Bij toewijzing van het verzoek bepaalt de rechter de vorm en de termijn voor de oproeping tot de algemene vergadering. De rechter kan ook iemand aanwijzen die met de leiding van de vergadering wordt belast.
Degenen die geen aandelen bezitten, maar wel een vergaderrecht hebben, hebben de hier beschreven rechten ook. Wat het vergaderrecht is en wie die andere vergadergerechtigden kunnen zijn, wordt in deel 4 van deze serie uitgelegd.
Als geen jaarlijkse algemene vergadering (of andere verplichte vergadering van de aandeelhouders) wordt gehouden, kan iedere aandeelhouder en iedere vergadergerechtigde aan de voorzieningenrechter vragen om te worden gemachtigd de algemene vergadering bijeen te roepen. Hiervoor geldt geen minimum percentage aandelen dat zo’n aandeelhouder moet hebben. Iedere aandeelhouder heeft dit recht. Dit is geregeld in art. 2:222 BW.
Vraag: Hoe moet een algemene vergadering bijeengeroepen worden?
In beginsel worden algemene vergaderingen schriftelijk bijeengeroepen door middel van oproepingsbrieven. Hierin worden in ieder geval de datum, tijdstip en plaats vermeld. De te behandelen onderwerpen worden ofwel in deze brief, ofwel in een meegestuurde agenda vermeld. Aan het opstellen van de agenda wordt het volgende deel van deze serie aandacht besteed.
De oproepingsbrieven moeten worden gestuurd aan de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden die in het aandeelhoudersregister staan vermeld. Zie hiervoor art. 2:223 BW. Het up to date houden van dit aandeelhoudersregister is dus belangrijk.
Indien een aandeelhouder (of andere vergadergerechtigde) daarmee instemt, mag de oproeping ook per e-mail gebeuren op een adres dat de aandeelhouder (of andere vergadergerechtigde) hiervoor aan de vennootschap heeft opgegeven. De statuten kunnen de mogelijkheid van elektronische oproeping overigens uitdrukkelijk uitsluiten.
Termijn van oproeping
De oproeping moet uiterlijk op de 8ste dag vóór de dag van de vergadering verzonden worden. Dit staat in art. 2:225 BW. Als deze termijn niet in acht genomen is, of als er geen oproeping heeft plaats gehad, dan kunnen er geen geldige besluiten genomen worden, tenzij:
- alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat besluitvorming plaatsvindt
- de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen
De statuten kunnen niet een kortere, maar wel een langere termijn voorschrijven. In die gevallen moet de langere statutaire termijn aangehouden worden.
In oudere statuten staat vaak een termijn van 15 dagen. De wettelijke oproepingstermijn is per 1 oktober 2012 teruggebracht van 15 naar 8 dagen. Als er geen redenen zijn om aan te nemen dat in die oudere statuten bewust deze termijn op 15 dagen is gezet, mag men aannemen dat men toen heeft willen aansluiten bij de vroeger geldende wettelijke minimumtermijn van 15 dagen. In die gevallen is de termijn voor oproeping thans 8 dagen, omdat met bij de invoering van de nieuwe wet in 2012 heeft bepaald dat de 8-dagentermijn van toepassing is op alle vergaderingen die worden gehouden na inwerkingtreding van de nieuwe wet.
Plaats van de vergadering
De statuten kunnen vermelden in welke plaats of plaatsen algemene vergaderingen kunnen worden gehouden. Dat mag ook een plaats buiten Nederland zijn. Wanneer in de statuten geen plaats is genomend, dan moet de vergadering worden gehouden in de gemeente waar de vennootschap haar statutaire zetel heeft.
Een vergadering kan wel in een andere plaats dan is voorgeschreven, gehouden worden indien:
- alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met deze afwijkende plaats van de vergadering, én
- de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen over de geagendeerde besluiten.
Waarom is het zo belangrijk om je netjes aan de bovengenoemde regels te houden?
Het niet correct bijeenroepen van de vergadering kan tot gevolg hebben dat besluiten ongeldig verklaard (vernietigd) worden. Om problemen te voorkomen, is het dus verstandig om ervoor te zorgen dat de bijeenroeping van de vergaderingen op de juiste wijze wordt uitgevoerd.
Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Deel 1: Hoe vaak moeten aandeelhouders vergaderen
Deel 4: Vergaderrecht en vergadergerechtigden
Deel 5: Elektronisch vergaderen
Deel 6: Stemrecht en besluitvorming
