Het opstellen en vaststellen van de jaarrekening is een jaarlijks terugkerend fenomeen dat zich doorgaans afspeelt in de periode van maart tot en met juni. Organisaties zijn nu druk bezig met het opstellen van de jaarrekening, de (eventuele) accountantscontrole en het plannen van de algemene (leden)vergaderingen voor het vaststellen van de jaarrekening en het verlenen van decharge. De maatregelen in verband met de coronacrisis gooien nu flink roet in het eten. Sinds 23 maart jl. geldt dat tot 1 juni alle bijeenkomsten verboden zijn.

Eerst even de wettelijke regels omtrent het opstellen en vaststellen van de jaarrekening op een rijtje.

Opstellen jaarrekening

Voor vennootschappen geldt de wettelijke regel (2:210 lid 1 BW) dat het bestuur verplicht is jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening op te stellen. Deze termijn kan op grond van bijzondere omstandigheden door de algemene vergadering verlengd worden met ten hoogste vijf maanden.

Voor verenigingen (2:49 lid1 BW) en stichtingen (2:300 lid 1 BW) geldt dat het bestuur in beginsel binnen zes maanden de jaarrekening op dient te stellen, waarbij door het daarvoor bevoegde orgaan uitstel van ten hoogste vier maanden verleend kan worden. Voor alle organisaties komt dit, in geval van uitstel, neer op maximaal 10 maanden. Loopt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar dan komt dat dus uit op eind oktober.  

Vaststellen jaarrekening

De bevoegdheid tot het vaststellen van de jaarrekening ligt bij de BV bij de algemene vergadering (2:210 lid 3 BW). Voor de BV is in de wet sinds 2012 niet meer opgenomen wanneer deze algemene vergadering gehouden dient te worden. In de wet is alleen maar opgenomen dat er jaarlijks in ieder geval één algemene vergadering gehouden dient te worden. Bij verenigingen ligt de bevoegdheid tot het vaststellen van de jaarrekening bij de algemene ledenvergadering of de ledenraad. Hiervoor is wel een wettelijke termijn opgenomen: één maand na afloop van de termijn voor het opstellen van de jaarrekening. Dezelfde bepaling geldt voor de stichting, zij het dat daar geen algemene ledenvergadering of ledenraad bestaat.

Bijeenkomsten tot 1 juni verboden, tenzij…

Er gelden wel enkele uitzonderingen op dit verbod, onder andere voor de wettelijk verplichte algemene vergadering van aandeelhouders. Voorwaarde is dan wel dat er niet meer dan 99 personen aanwezig mogen zijn, en zij onderling een afstand van 1,5 meter aanhouden. 

Welke mogelijkheden zijn er?

Verlenging termijn aanvragen

De eenvoudigste oplossing is het vragen van een verlenging van de termijn aan het hiervoor bevoegde orgaan. Die verlenging kan gelukkig ook later nog worden verleend. Anders loopt u tegen de moeilijkheid op dat er geen algemene vergadering gehouden kan worden tot vaststelling van de jaarrekening, maar dat er dan ook geen algemene vergadering gehouden kan worden om te besluiten over het verlenen van uitstel. Zoals reeds eerder vermeld, biedt de wet deze mogelijkheid op grond van bijzondere omstandigheden. We kunnen er wel van uitgaan dat de coronacrisis hieronder valt. Wanneer uw boekjaar gelijk is aan het kalanderjaar heeft u dan tot maximaal eind november (verenigingen en stichtingen) of zelfs tot eind december (BV’s) de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening tijdens de algemene vergadering. 

Let op: het kan zijn dat in uw statuten of reglementen aanvullende bepalingen opgenomen zijn, waardoor deze vorm van uitstel niet mogelijk is. Vooral BV’s die hun statuten niet aangepast hebben na 2012 doen er verstandig aan hun statuten hier nog even op na te slaan. Vóór de wetswijziging van 2012 moest de algemene vergadering namelijk binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar gehouden worden. In veel statuten van vóór deze wetswijziging is deze bepaling overgenomen.

Schriftelijk

Een andere mogelijkheid is om de jaarrekening schriftelijk te laten vaststellen. De wet biedt hiertoe mogelijkheden.

BV

Voor de BV is geregeld dat besluitvorming van aandeelhouders ook buiten vergadering kan plaatsvinden. Voorwaarde hiervoor is dat alle vergadergerechtigden vooraf met deze vorm van besluitvorming hebben ingestemd. Deze instemming kan langs elektronische weg plaatsvinden, tenzij dit in de statuten anders is geregeld. Als dit gebeurd is, kunnen de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Ook hier geldt dat de stemmen ook via de elektronische weg kunnen worden uitgebracht, tenzij de statuten dit uitsluiten. Voorafgaand aan de besluitvorming worden de bestuurders en commissarissen in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen. Verder moet de stemmen van de aandeelhouders worden vastgelegd en bewaard. (2:238 BW).

In de praktijk kunnen de te volgen stappen er zo uitzien:

1. Alle vergadergerechtigden schriftelijk of per e-mail vragen in te stemmen dat besluitvorming over de jaarrekening buiten vergadering zal plaatsvinden.
2. Als iedereen hiermee ingestemd heeft, versturen van de jaarrekening met eventueel een toelichting en advies van de bestuurders en commissarissen. Tevens stuurt u een stemformulier mee met het verzoek om deze terug te sturen. (stap 1 en 2 kunnen worden gecombineerd)
3. Alle stemformulieren worden verzameld en geregistreerd.
4. Als alle stemformulieren ontvangen zijn, worden de stemmen geteld.
5. De uitslag wordt schriftelijk vastgelegd en meegedeeld aan alle stemgerechtigden.

Vereniging

Voor de vereniging is in artikel 2:40 BW opgenomen dat een eenstemmig besluit van alle leden of afgevaardigden (ledenraad) ook zijn zij niet in vergadering bijeen, en mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering. Dit houdt dus in dat vaststelling van de jaarrekening alleen mogelijk is als iedereen een positieve stem uitbrengt.

Virtueel

Sinds 2007 bestaat ook de mogelijkheid om via elektronische middelen aan een algemene vergadering deel te nemen en daarin stem uit te brengen, mits de statuten dat toestaan (voor de BV art. 2:227a BW; voor verenigingen art. 2:38 BW). Bij statuten van vóór 2007 zal deze mogelijkheid nog niet zijn voorzien. Elektronische deelname aan een vergadering betekent niet dat er helemaal geen fysieke vergadering plaatsvindt. Maar het is goed denkbaar dat op de fysieke vergadering alleen de voorzitter aanwezig is en dat alle overige vergadergerechtigden (en ook bestuurders en commissarissen) elektronisch deelnemen.

Het spreekt voor zich dat iedere vergadergerechtigde die elektronisch deelneemt geïdentificeerd moet kunnen worden. Hij of zij moet ten minste de vergadering kunnen volgen en kunnen stemmen. Het is niet verplicht om vergadergerechtigden ook de mogelijkheid te bieden om op afstand ook het woord te voeren. Dat zou namelijk op praktische bezwaren kunnen stuiten, met name als er veel deelnemers op afstand zijn. Maar de statuten kunnen hier wel in voorzien.

Om een en ander mogelijk te maken, moet het bestuur vooraf bekend maken met welk systeem men elektronisch deelgenomen kan worden en de voorwaarden die daarvoor gelden. Dit moet bij de oproeping voor de vergadering gebeuren. Indien de vergadergerechtigden daar vooraf mee instemmen, kan ook die oproeping elektronisch verzonden worden.

Noodwet COVID-19

Aangezien het niet bij alle rechtspersonen statutair mogelijk is om virtueel te kunnen vergaderen, is hiervoor een noodwet in de maak. Dit heeft het Ministerie van Veiligheid 3 april jl bekendgemaakt in een nieuwsbericht. In dit bericht in onder meer het volgende opgenomen:

‘Zo wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Dan gaat het bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden. Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk.

Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.’

Lees hier meer over de inhoud van de noodwet met betrekking tot besluitvorming bij rechtspersonen.

De noodwet is inmiddels op 24 april 2020 van kracht geworden, en loopt in beginsel tot 1 september 2020, met steeds een verlenging van twee maanden mogelijk. De bepalingen hebben een terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.

Conclusie en advies

Er bestaan dus verschillende mogelijkheden om ook in deze tijden een algemene vergadering te kunnen houden, zoals hierboven wordt geschetst. Welke mogelijkheid uw voorkeur heeft, hangt van uw omstandigheden af. Het is in ieder geval raadzaam om uw statuten erop na te slaan. Daarnaast kunnen er naast de wettelijke verplichtingen ook per branche nog aparte governanceregels gelden. Zo is het voor een ANBI instelling bijvoorbeeld verplicht om de financiële verantwoording binnen 6 maanden na einde boekjaar op de eigen website te publiceren. De noodwet voorziet niet in een regeling dat ook deze termijn van 6 maanden wordt verlengd. Het ziet er naar uit dat gezien de huidige situatie dat deze termijn van 6 maanden zal worden verlengd. Mocht het wel mogelijk zijn de jaarstukken binnen 6 maanden vast te stellen, dan is dat aan te bevelen.

Mocht u advies willen over uw specifieke situatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. . Wij bieden aan gratis uw statuten te screenen welke van voornoemde opties voor uw organisatie mogelijk zijn.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Stelt u zich eens de volgende situatie voor

Er is een onderneming met drie aandeelhouders. Tijdens de jaarvergadering vraagt één van de aandeelhouders of er dividend wordt uitgekeerd. De bestuurder behoudt de winst liever als buffer voor de toekomst van de onderneming en wil geen dividenduitkering doen.

Wie gaat er nu over de dividenduitkering?

Het blijkt dat veel MKB ondernemers en hun aandeelhouders niet precies weten hoe het eigenlijk zit met een dividenduitkering. Wanneer kan men besluiten tot het uitkeren van dividend, welke voorwaarden zijn hieraan verbonden en wie mag dit besluit nemen? Dit is in de wet netjes geregeld, en vaak zijn hier ook bepalingen over opgenomen in de statuten van de onderneming. Hieronder volgt een korte toelichting.

Een dividenduitkering is een winstuitkering aan de aandeelhouders. Deze uitkering kan dus alleen plaatsvinden als er winst is gemaakt door de onderneming. Maar er kunnen ook andere uitkeringen gedaan worden. Bijvoorbeeld een uitkering uit de algemene reserves of een uitkering van het aandelenkapitaal.  

De bevoegdheid om tot dividenduitkering te besluiten ligt bij de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA). Maar de statuten kunnen die bevoegdheid beperken of aan een ander orgaan toekennen (bijvoorbeeld de raad van commissarissen of de vergadering van houders van prioriteitsaandelen). Het dividendbesluit wordt doorgaans genomen in de vergadering waarin ook de jaarrekening wordt vastgesteld. Een dergelijk besluit kan alleen genomen worden als dit ook in de oproeping (agenda) van de betreffende vergadering wordt vermeld. De agenda wordt opgesteld door het bestuur en het bestuur kan dus voorstellen een dividenduitkering te doen. Aandeelhouders kunnen het bestuur verzoeken om het onderwerp dividenduitkering te agenderen. 

Balanstest en uitkeringstest

Nadat in de AvA wordt besloten om over te gaan tot het uitkeren van dividend is er nog een hobbel te nemen. Er mag geen uitkering gedaan worden als het eigen vermogen vermeerderd met de wettelijke en statutaire reserves negatief is of door de uitkering negatief wordt (de ‘balanstest’). Daarnaast moet getoetst worden of de vennootschap na de uitkering nog kan voldoen aan haar verplichtingen (de ‘uitkeringstest’). Het bestuur moet deze test uitvoeren. Als het bestuur weet of redelijkerwijs behoort te voorzien dat de uitkomst daarvan negatief is, mag geen goedkeuring verleend worden aan het uitkeringsbesluit. Hierbij moet ook gekeken worden naar de verplichtingen die in de eerstkomende 12 maanden worden verwacht. In sommige gevallen is een beoordeling over een langere periode nodig.

Aansprakelijkheid bestuurder

Als er ondanks een negatieve uitkomst een (dividend)uitkering plaatsvindt, kan dat leiden tot de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders. Bestuurders doen er daarom goed aan om deze balanstest en uitkeringstest nauwlettend uit te voeren en hun bevindingen schriftelijk vast te leggen en goed te bewaren. Pas nadat de bestuurder deze toets heeft uitgevoerd (met positief resultaat) en toestemming heeft verleend aan de uitkering, kan worden overgegaan tot de daadwerkelijke uitkering.

Nog even het proces stapsgewijs

1. Onderwerp in agenda opnemen
2. Vaststellen jaarrekening
3. Besluit tot dividenduitkering (of andere uitkeringen) door de AvA
4. Balanstest en uitkeringstest door bestuurder
5. Na positief resultaat goedkeuring door bestuurder
6. Uitkeren dividend

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Vanaf boekjaar 2016 is het voor micro en kleine bedrijven niet meer mogelijk de jaarrekening schriftelijk te deponeren. Dit kan alleen nog maar digitaal. Voor middelgrote ondernemingen geldt dit vanaf boekjaar 2017. Digitaal deponeren kan uw intermediair voor u doen met behulp van speciale software, maar u kunt het ook vrij eenvoudig zelf doen.

Hieronder volgt een korte handleiding voor micro en kleine bedrijven. Een uitgebreidere handleiding vindt u op de website van de KvK.

Bepaal de categorie

Allereerst is het van belang te bepalen in welke categorie het bedrijf valt. De KvK deelt bedrijven in volgens de criteria uit onderstaande tabel. Om een onderneming in een klasse onder te brengen, moet de jaarrekening 2 boekjaren achter elkaar voldoen aan minimaal 2 van de 3 onderstaande eisen.

Indeling bedrijfsklasse, Bron: KvK

Kies de methode

Elektronisch deponeren kan op verschillende manieren. Het kan door middel van SBR (Standard Business Reporting) Met SBR software kunnen gegeven makkelijk system-to-system uit de administratie worden gehaald en als jaarrekening worden aangeleverd bij de KvK. Ondernemers in de klasse klein en micro, die niet over de SBR software beschikken, kunnen hun jaarrekening elektronisch deponeren bij de KvK via de online service ‘Zelf Deponeren Jaarrekening'(ZDJ) van de KvK. De ondernemer vult dan zelf de gegevens in. Financieel intermediairs, zoals accountants- en administratiekantoren, die voor hun klanten de jaarrekening deponeren, dienen dit met SBR te doen.

Micro en kleine bedrijven

Deze kleine ondernemingen beschikken zelf doorgaans niet over de SBR software. Zij kunnen hun jaarrekening zelf elektronisch deponeren bij de KvK. Hiervoor is een (gratis) toegangscode bij de KvK nodig. Maar het kan ook met een e-herkenningsmiddel met een betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger.

E-herkenningsmiddel

Een e-herkenningsmiddel is een persoonlijk inlogmiddel waarmee veilig ingelogd kan worden bij verschillende aangesloten organisaties. Klik hier voor de voordelen van het hebben van een e-herkenningsmiddel. Er bestaan 5 verschillende betrouwbaarheidsniveaus, van zeer laag tot zeer hoog. De keuze voor een betrouwbaarheidsniveau is afhankelijk van de organisatie / webdienst waarvan gebruikgemaakt gaat worden. Het is daarom belangrijk dat u weet welk betrouwbaarheidsniveau nodig is voor de webdienst waar u wilt inloggen. Zie hier voor een overzicht welke organisaties zijn aangesloten en welke betrouwbaarheidsniveaus daarbij horen. Uiteraard gelden hogere betrouwbaarheidsniveaus ook voor webdiensten die een lager niveau vereisen.

Wanneer kies je waarvoor

Dat is afhankelijk van de organisatie. Voor alleen het deponeren van de jaarrekening volstaat de toegangscode van de KvK. Dit is de goedkoopste oplossing. Maar als je als organisatie ook gebruikmaakt of verwacht te gaan maken van andere webdiensten waarvoor ook e-herkenning nodig is, is het de overweging waard om een e-herkenning aan te vragen.

Met toegangscode KvK

Bij deze toelichting wordt gewerkt met de toegangscode KvK. Deze is gratis aan te vragen bij de KvK, en bestaat uit een toegangscode (bv. WWCF09T) en een wachtwoord.

Aan de slag

• Log met bovengenoemde toegangscode hier in bij de KvK.
• Kies vervolgens:
  • Boekjaar
  • Bedrijfsklasse
  • Waarderingsgrondslag
• Kies op de startpagina voor “start invullen’
• Voer vervolgens uw contactgegevens en de jaarrekening in op de opeenvolgende pagina’s
  • Algemene gegevens
  • Balans
  • Grondslagen (niet voor micro)
  • Toelichtingen (niet voor micro)
  • Niet in balans opgenomen verplichtingen (niet voor micro)
  • Overige toelichtingen
• In het menu aan de linkerkant is zichtbaar op welke pagina u zich bevindt, en hoeveel pagina’s nog ingevuld moeten worden. Alle velden met een * zijn verplichte velden.
• Als alle pagina’s ingevuld zijn, kunt u op de pagina “contoleren en verzenden” de gegevens nog eens controleren en eventueel printen.
• Wanneer u akkoord bent met de ingevulde gegevens, kunt u de gegevens definitief deponeren door op de knop “deponeren” te klikken. U krijgt dan te zien dat uw jaarrekening succesvol is gedeponeerd. U ontvangt ook nog een e-mailbevestiging van de KvK, met als bijlage een pdf van de jaarrekening.

Hiermee is uw jaarrekening gedeponeerd. Meer informatie deponeren en opstellen van een jaarrekening vindt u op de website van de KvK.

Is uw vraag nog niet beantwoord of hebt u behoefte aan advies, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Op 28 januari 2020 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen aangenomen. Doel van dit wetsvoorstel is verduidelijking van de regels voor bestuur en toezicht bij verenigingen, stichtingen, coöperaties, en onderlinge waarborgmaatschappijen. Hiermee wordt meer aangesloten bij de bestaande regels voor de BV en de NV.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

Toezicht

Zo is het voor de BV en NV nu al geregeld dat zij een toezichthoudend orgaan (Raad van Commissarissen) kunnen instellen. In het wetsvoorstel wordt dit voor alle rechtspersonen geregeld. In plaats van Raad van Commissarissen mag ook de term Raad van Toezicht worden gehanteerd.

One-tier board

Daarnaast wordt het voor alle rechtspersonen mogelijk om te kiezen voor een zogenaamd monistisch bestuur of one-tier board. Een one tier board is een bestuursvorm waarin zowel uitvoerende als niet-uitvoerende bestuurders zitten. De niet-uitvoerend bestuurders vervullen hierbij de toezichthoudende rol. Deze bestuursvorm -sinds 2013 al mogelijk voor de BV en NV- is vooral in Angelsaksische landen gebruikelijk maar wint inmiddels ook in Nederland aan terrein.

Tegenstrijdig belang

Voor alle rechtspersonen wordt een tegenstijdig belangregeling opgenomen, op grond waarvan een bestuurder of commissaris/toezichthouder met een tegenstijdig belang niet mag deelnemen  aan beraadslaging en besluitvorming over het betreffende onderwerp.

Aansprakelijkheid bestuurder en commissarissen/toezichthouders

Het wetsvoorstel bevat een bepaling op grond waarvan bestuurders én commissarissen van alle soorten stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zowel in als buiten faillissement aansprakelijk gesteld kunnen worden voor onbehoorlijke taakvervulling. Ten opzichte van de huidige situatie betekent dit vooral een extra risico voor bestuurders en commissarissen van niet-commerciële stichtingen en verenigingen in faillissementssituaties. De wetgever heeft dit risico iets verzacht doordat in geval van faillissement het wettelijke bewijsvermoeden voor hen niet geldt. Dat wettelijke bewijsvermoeden houdt in dat vermoed wordt dat onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is, wanneer niet voldaan is de boekhoudplicht en/of de plicht om een jaarrekening te deponeren bij het handelsregister. Het bewijsvermoeden geldt wel voor commerciële stichtingen en verenigingen, voor de coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappijen en ook voor semipublieke instellingen. Dit zijn dus stichtingen en verenigingen die vennootschapsbelastingplichtig zijn, een jaarrekening moeten opstellen of een financiële verantwoording moeten opstellen die gelijkwaardig is aan een jaarrekening.

Belet en ontstentenisregeling

Bestaande stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen dienen in hun statuten regels op te nemen over defungeren, ontslag, langdurige ziekte of schorsing van alle bestuurders of commissarissen. Als dit nog niet het geval is, dienen zij hun statuten bij de eerstvolgende gelegenheid hierop aan te passen.

Uitbrengen meerdere stemmen

De mogelijkheid dat een bestuurder of commissaris van een stichting, vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders respectievelijk commissarissen tezamen, wordt aan banden gelegd. Voortaan kunnen de statuten slechts bepalen dat een bepaalde bestuurder meer dan één stem kan uitbrengen, maar niet meer dan de andere bestuurders samen. Deze regeling kennen we al bij de BV en de NV.  

Wanneer treedt de wet in werking?

Dit is nog niet bekend. Het wetsvoorstel dient ook nog door de Eerste Kamer te worden aangenomen. Op 11 februari 2020 bespreekt de Eerste Kamercommissie voor Justitie de procedure.

Edit: inmiddels is deze wet op aangenomen en zal op 1 juli 2021 in werkin treden.

 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.