Vaststellen jaarrekening in tijden van corona

31 maart 2020 - Rik Harmsen

Het opstellen en vaststellen van de jaarrekening is een jaarlijks terugkerend fenomeen dat zich doorgaans afspeelt in de periode van maart tot en met juni. Organisaties zijn nu druk bezig met het opstellen van de jaarrekening, de (eventuele) accountantscontrole en het plannen van de algemene (leden)vergaderingen voor het vaststellen van de jaarrekening en het verlenen van decharge. De maatregelen in verband met de coronacrisis gooien nu flink roet in het eten. Sinds 23 maart jl. geldt dat tot 1 juni alle bijeenkomsten verboden zijn.

Eerst even de wettelijke regels omtrent het opstellen en vaststellen van de jaarrekening op een rijtje.

Opstellen
Voor vennootschappen geldt de wettelijke regel (2:210 lid 1 BW) dat het bestuur verplicht is jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening op te stellen. Deze termijn kan op grond van bijzondere omstandigheden door de algemene vergadering verlengd worden met ten hoogste vijf maanden.

Voor verenigingen (2:49 lid1 BW) en stichtingen (2:300 lid 1 BW) geldt dat het bestuur in beginsel binnen zes maanden de jaarrekening op dient te stellen, waarbij door het daarvoor bevoegde orgaan uitstel van ten hoogste vier maanden verleend kan worden. Voor alle organisaties komt dit, in geval van uitstel, neer op maximaal 10 maanden. Loopt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar dan komt dat dus uit op eind oktober.  

Vaststellen
De bevoegdheid tot het vaststellen van de jaarrekening ligt bij de BV bij de algemene vergadering (2:210 lid 3 BW). Voor de BV is in de wet sinds 2012 niet meer opgenomen wanneer deze algemene vergadering gehouden dient te worden. In de wet is alleen maar opgenomen dat er jaarlijks in ieder geval één algemene vergadering gehouden dient te worden. Bij verenigingen ligt de bevoegdheid tot het vaststellen van de jaarrekening bij de algemene ledenvergadering of de ledenraad. Hiervoor is wel een wettelijke termijn opgenomen: één maand na afloop van de termijn voor het opstellen van de jaarrekening. Dezelfde bepaling geldt voor de stichting, zij het dat daar geen algemene ledenvergadering of ledenraad bestaat.

Bijeenkomsten tot 1 juni verboden, tenzij…
Er gelden wel enkele uitzonderingen op dit verbod, onder andere voor de wettelijk verplichte algemene vergadering van aandeelhouders. Voorwaarde is dan wel dat er niet meer dan 99 personen aanwezig mogen zijn, en zij onderling een afstand van 1,5 meter aanhouden. 

Welke mogelijkheden zijn er?
Verlenging termijn aanvragen
De eenvoudigste oplossing is het vragen van een verlenging van de termijn aan het hiervoor bevoegde orgaan. Die verlenging kan gelukkig ook later nog worden verleend. Anders loopt u tegen de moeilijkheid op dat er geen algemene vergadering gehouden kan worden tot vaststelling van de jaarrekening, maar dat er dan ook geen algemene vergadering gehouden kan worden om te besluiten over het verlenen van uitstel. Zoals reeds eerder vermeld, biedt de wet deze mogelijkheid op grond van bijzondere omstandigheden. We kunnen er wel van uitgaan dat de coronacrisis hieronder valt. Wanneer uw boekjaar gelijk is aan het kalanderjaar heeft u dan tot maximaal eind november (verenigingen en stichtingen) of zelfs tot eind december (BV’s) de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening tijdens de algemene vergadering. 

Let op: het kan zijn dat in uw statuten of reglementen aanvullende bepalingen opgenomen zijn, waardoor deze vorm van uitstel niet mogelijk is. Vooral BV’s die hun statuten niet aangepast hebben na 2012 doen er verstandig aan hun statuten hier nog even op na te slaan. Vóór de wetswijziging van 2012 moest de algemene vergadering namelijk binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar gehouden worden. In veel statuten van vóór deze wetswijziging is deze bepaling overgenomen.

Schriftelijk
Een andere mogelijkheid is om de jaarrekening schriftelijk te laten vaststellen. De wet biedt hiertoe mogelijkheden.

BV
Voor de BV is geregeld dat besluitvorming van aandeelhouders ook buiten vergadering kan plaatsvinden. Voorwaarde hiervoor is dat alle vergadergerechtigden vooraf met deze vorm van besluitvorming hebben ingestemd. Deze instemming kan langs elektronische weg plaatsvinden, tenzij dit in de statuten anders is geregeld. Als dit gebeurd is, kunnen de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Ook hier geldt dat de stemmen ook via de elektronische weg kunnen worden uitgebracht, tenzij de statuten dit uitsluiten. Voorafgaand aan de besluitvorming worden de bestuurders en commissarissen in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen. Verder moet de stemmen van de aandeelhouders worden vastgelegd en bewaard. (2:238 BW).

In de praktijk kunnen de te volgen stappen er zo uitzien:

  1. Alle vergadergerechtigden schriftelijk of per e-mail vragen in te stemmen dat besluitvorming over de jaarrekening buiten vergadering zal plaatsvinden.
  2. Als iedereen hiermee ingestemd heeft, versturen van de jaarrekening met eventueel een toelichting en advies van de bestuurders en commissarissen. Tevens stuurt u een stemformulier mee met het verzoek om deze terug te sturen. (stap 1 en 2 kunnen worden gecombineerd)
  3. Alle stemformulieren worden verzameld en geregistreerd.
  4. Als alle stemformulieren ontvangen zijn, worden de stemmen geteld.
  5. De uitslag wordt schriftelijk vastgelegd en meegedeeld aan alle stemgerechtigden.

Vereniging
Voor de vereniging is in artikel 2:40 BW opgenomen dat een eenstemmig besluit van alle leden of afgevaardigden (ledenraad) ook zijn zij niet in vergadering bijeen, en mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering. Dit houdt dus in dat vaststelling van de jaarrekening alleen mogelijk is als iedereen een positieve stem uitbrengt.

Virtueel
Sinds 2007 bestaat ook de mogelijkheid om via elektronische middelen aan een algemene vergadering deel te nemen en daarin stem uit te brengen, mits de statuten dat toestaan (voor de BV art. 2:227a BW; voor verenigingen art. 2:38 BW). Bij statuten van vóór 2007 zal deze mogelijkheid nog niet zijn voorzien. Elektronische deelname aan een vergadering betekent niet dat er helemaal geen fysieke vergadering plaatsvindt. Maar het is goed denkbaar dat op de fysieke vergadering alleen de voorzitter aanwezig is en dat alle overige vergadergerechtigden (en ook bestuurders en commissarissen) elektronisch deelnemen.

Het spreekt voor zich dat iedere vergadergerechtigde die elektronisch deelneemt geïdentificeerd moet kunnen worden. Hij of zij moet ten minste de vergadering kunnen volgen en kunnen stemmen. Het is niet verplicht om vergadergerechtigden ook de mogelijkheid te bieden om op afstand ook het woord te voeren. Dat zou namelijk op praktische bezwaren kunnen stuiten, met name als er veel deelnemers op afstand zijn. Maar de statuten kunnen hier wel in voorzien.

Om een en ander mogelijk te maken, moet het bestuur vooraf bekend maken met welk systeem men elektronisch deelgenomen kan worden en de voorwaarden die daarvoor gelden. Dit moet bij de oproeping voor de vergadering gebeuren. Indien de vergadergerechtigden daar vooraf mee instemmen, kan ook die oproeping elektronisch verzonden worden.

Noodwet
Aangezien het niet bij alle rechtspersonen statutair mogelijk is om virtueel te kunnen vergaderen, is hiervoor een noodwet in de maak. Dit heeft het Ministerie van Veiligheid 3 april jl bekendgemaakt in een nieuwsbericht. In dit bericht in onder meer het volgende opgenomen:

‘Zo wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Dan gaat het bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden. Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk.

Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.’

Lees hier meer over de inhoud van de noodwet met betrekking tot besluitvorming bij rechtspersonen.

De noodwet is inmiddels op 24 april 2020 van kracht geworden, en loopt in beginsel tot 1 september 2020, met steeds een verlenging van twee maanden mogelijk. De bepalingen hebben een terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.

Conclusie en advies
Er bestaan dus verschillende mogelijkheden om ook in deze tijden een algemene vergadering te kunnen houden, zoals hierboven wordt geschetst. Welke mogelijkheid uw voorkeur heeft, hangt van uw omstandigheden af. Het is in ieder geval raadzaam om uw statuten erop na te slaan. Daarnaast kunnen er naast de wettelijke verplichtingen ook per branche nog aparte governanceregels gelden. Zo is het voor een ANBI instelling bijvoorbeeld verplicht om de financiële verantwoording binnen 6 maanden na einde boekjaar op de eigen website te publiceren. De noodwet voorziet niet in een regeling dat ook deze termijn van 6 maanden wordt verlengd. Het ziet er naar uit dat gezien de huidige situatie dat deze termijn van 6 maanden zal worden verlengd. Mocht het wel mogelijk zijn de jaarstukken binnen 6 maanden vast te stellen, dan is dat aan te bevelen.

Mocht u advies willen over uw specifieke situatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Wij bieden aan gratis uw statuten te screenen welke van voornoemde opties voor uw organisatie mogelijk zijn.

Rik Harmsen, 31 maart 2020 – voor het laatst aangepast op 24 april 2020

Meer weten? Neem dan contact op: 06-29600010

© Regulus Advocatuur